BIR ŞIRKETIN KONTROL ILKELERI: ILKELER VE ÖRNEKLER - DUDAS - 2025

Bir şirketin kontrol prensipleri böylece şirketin varlıklarının korunmasını sağlamak, prosedürleri ve iş faaliyetlerini denetlemek ve düzenlemek için yardım yöneticilerine sistemlerini muhasebe kurulan süreçlerin varlığını gerektiren düzenlemelerdir.

Kontrol ilkelerinin amacı, muhasebe sisteminin düzgün çalışmasını ve iş olaylarının doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlamaktır. Açıkçası, yöneticiler tüm çalışanları denetleyemez, bu nedenle bazı hatalar veya dolandırıcılıkların meydana gelmesi ihtimali vardır.

Etkili kontrolleri belirlemek ve oluşturmak için, yönetim sürekli olarak riski değerlendirmeli, kontrolün uygulanmasını izlemeli ve gerektiğinde kontrolleri değiştirmelidir.

Böyle önemli bir iş işlevine sahip olmak, hata olasılığını azaltarak ve kuruluşun varlıklarını koruyarak makul bir güvenlik sağlar. Şirketler, önemi nedeniyle kontrolün temel ilkelerini dikkate almalıdır.

Ana kontrol prensipleri

Kontrol ortamı

Üst düzey yöneticilerin yönetim tarzı ve beklentileri, özellikle kontrol politikaları, kontrol ortamını belirler.

Bir kontrol ortamında, idari bütünlük, etik değerler, iyi tanımlanmış bir organizasyon yapısı ve yetkin ve güvenilir çalışanlar olmasını, yetki ve sorumlulukların atanmasını sağlayan bir yönetim komitesi tarafından yürütülen ek denetim vardır.

Kontrol aktiviteleri

Yönetimin hedeflerine ulaşmak için kullandığı belirli politika ve prosedürlerdir. Bunlar aşağıdakileri içerir:

Görev ayrımı

İlgili faaliyetlerde, özellikle de yetkilendirme, gözetim veya kayıt tutma içerenler gibi farklı görevleri yerine getirmek için farklı kişilerin sorumluluk almasını gerektirir.

Farklı kişilerin bu işlevleri yerine getirmesini isteyerek dengeli bir kontrol sistemi oluşturulur.

İşlemlerin ve faaliyetlerin onaylanması

Tüm şirket faaliyetlerinin yerleşik politikalara ve yönergelere uygun olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Belirli yöneticilerin belirli işlem türlerini onaylamasını zorunlu kılmak, işlemlerin uygun yetkili tarafından analiz edildiğini ve onaylandığını göstererek muhasebe kayıtlarına ek bir taahhüt ekler.

Belge standardizasyonu

Kullanımı kolay ve yeterince bilgilendirici faturaların ve diğer belgelerin oluşturulmasını, önceden numaralandırılmış ve ardışık belgelerin kullanılmasını ve belgelerin zamanında hazırlanmasını içerir.

Standardizasyon, sistemdeki herhangi bir tutarsızlığın kaynağını arayarak eski kayıtları gözden geçirmeyi kolaylaştırır. Standardizasyon eksikliği, böyle bir incelemede bazı öğelerin gözden kaçmasına veya yanlış yorumlanmasına neden olabilir.

Varlıklar ve kayıtlar üzerinde fiziksel ve erişim kontrolleri

Erişim ayrıcalıkları veya yerleşik yedekleme ve kurtarma prosedürleriyle ilgili elektronik veya mekanik kontroller (kasalar, kimlik kartları, çitler, yazarkasalar, video kameralar, kilitler) veya bilgisayar kontrolleridir.

Teknoloji genellikle insanların gidemediği yerlere gidebilir ve günde 24 saat ekstra ücrete ihtiyaç duymadan işte olabilirsiniz.

Parolalar, kilitler ve elektronik erişim günlükleri aracılığıyla bir muhasebe sistemine erişimi kontrol etmek, yetkisiz kullanıcıları sistemden uzak tutar ve hata kaynaklarını belirlemek için sistem kullanımını denetlemek için bir yol sağlar.

Bağımsız yorumlar

Şirketler, kontrol sistemlerini periyodik olarak gözden geçirmelidir. Bu, doğrulanacak işlerin hiçbirini yapmamış biri tarafından yapılmalıdır.

Bu incelemeler, muhasebe bilgilerinin güvenilirliğini ve işlemlerin verimliliğini sağlamaya yardımcı olur.

Sorumlulukların atanması

Şirket, sorumluluklarını açıkça belirlemelidir. İnsanlara belirli sorumluluklar atamak, kontrolü sürdürmedeki rollerini anlamalarını sağlar.

Herhangi bir sorumluluk göz ardı edilirse, etkili bir izleme sistemi, kimin verilen bir görevi yerine getirmediğini netleştirecektir.

Örnekler

Tüm bu kontroller, kontrol ilkesinin hedeflerini karşılar. Kontroller uygulandıktan sonra, yöneticilerin her çalışanın faaliyetini izlemesi gerekmez. Düzgün çalıştıklarından emin olmak ve işi yürütmeye odaklanmak için kontrolleri periyodik olarak gözden geçirebilirler.

Görev ayrımı

Kayıt tutma işlevlerinin gerçek nakit işlemeden ayrı olmasını sağlamak iyi bir kontroldür.

Bu sebeple veznedar, bankaya yatırma imkânı ile müşterilerden nakit tahsilat yapmakla, bu nakit makbuzların kaydedilmesi ve banka mutabakatlarının yapılmasından muhasebe departmanı sorumludur.

Bu şekilde, tek bir kişi müşterinin parasını alıp kötüye kullanamaz, daha sonra hileli muhasebe ile örtbas eder.

Bu işleri iki kişi yaparsa, dolandırıcılığın işe yaramasının tek yolu, her kişinin diğeriyle suç ortaklığı yapmasıdır. Açıktır ki, iki suç ortağı çalışanın hırsızlık yapma olasılığı tek bir çalışandan çok daha düşüktür.

Onaylar

Büyük masraf ödemeleri yapabilmek için onay istemek, vicdansız çalışanların şirket fonlarıyla büyük hileli işlemler yapmasını engelleyebilir.

Resmi bir fiyat listesi, satış personelinin bu fiyatlardan satış yapması için onay görevi görür. Ek olarak, satış müdürünün fiyat listesinde makul değişiklikleri yetkilendirmesine izin veren bir kontrol olabilir.

Personel devri ve tatiller

Düzenli bir sisteme sahip olmanın gerekli olduğu durumlarda dolandırıcılık planlarını tespit etmek için zorunlu çalışan devir veya tatil süresi uygulanır.

Muhasebeci sorumluluklarını iki ayda bir değiştirirse, bir kişi hileli bir sistemi tutarlı bir şekilde çalıştıramaz.

Fiziksel denetimler

Fiziksel denetimler, nakit ve stoklar gibi muhasebe sistemine kaydedilen diğer fiziksel varlıkların manuel olarak sayılmasını içerir.

Fiziksel sayım, elektronik kayıtları tamamen atlayarak hesap bakiyelerindeki gizli tutarsızlıkları ortaya çıkarabilir. Satış noktalarında nakit sayımı günlük veya hatta günde birkaç kez yapılabilir.

Fiziksel envanter gibi daha büyük projelerin daha az sıklıkla, belki de yıllık veya üç ayda bir yapılması gerekir.

Periyodik muhasebe mutabakatları

Muhasebe sisteminin bakiyelerinin bankalar, tedarikçiler ve müşteriler gibi diğer kuruluşların hesap bakiyeleriyle örtüştüğünü garanti ederler.

Bu tamamlayıcı hesap türleri arasında bulunan farklılıklar, kendi hesaplarındaki tutarsızlıkları veya hataların diğer varlıklardan kaynaklandığını ortaya çıkarabilir.

Otomatik kontroller

Muhtemelen en yaygın iç kontrollerdir çünkü sadece şirketi korumakla kalmaz, aynı zamanda verimliliğini de artırır.

Otomatik zaman saatleri iyi bir örnektir. Çalışanlar vardıklarında bu saatlere göre kontrol edilir ve vardiyalarının sonunda kontrol edilir.

Otomatik zaman saati, çalışanların çalışma saatlerinde hile yapma olasılığını ortadan kaldırır.

Referanslar

1. MyAccountingCourse (2018). İç Kontrol İlkeleri Nelerdir? Myaccountingcourse.com adresinden alınmıştır.
2. MyAccountingCourse (2018). Kontrol Prensibi nedir? Myaccountingcourse.com adresinden alınmıştır.
3. Michelle Miley (2017). İç Kontrolün Yedi İlkesi Nelerdir? Bizfluent. Alındığı: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). İç Kontrolün Temel İlkeleri. Alındığı kaynak: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Dahili kontrol. Alındığı: cliffsnotes.com.
6. Yönetici (2015). 17 İç Kontrol İlkeleri. Etik Avukat. Ethicaladvocate.com adresinden alınmıştır.
7. David Ingram (2018). Muhasebede Yedi İç Kontrol Prosedürü Nelerdir? Küçük İşletme-Chron. Alınan: smallbusiness.chron.com.