FAALIYET RAPORU: NASIL YAPILIR, YAPI VE ÖRNEK - DUDAS - 2025

Faaliyet raporu gün be gün organizasyonel faaliyetlerin ayrıntılı bir rapordur. Bu rapor, üretim kayıtları, maliyetler, kaynak harcamaları, kapsamlı süreç incelemeleri ve hatta muhasebe ile ilgili verileri içerir.

Bu rapor farklı zaman dilimlerinde gelir, ancak genellikle kısa vadeye odaklanır. Faaliyet raporu, ilgili taraflarca da değiştirilebilir, ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir ve böylece daha net bilgi sağlayabilir.

Kaynak: Pixabay.com

Bir şirket içinde çalışan kişiler, iş ortakları, tedarikçiler ve müşteriler, bir faaliyet raporundaki bilgileri kullanabilen potansiyel alıcılardır.

Bu düzenli güncelleme, çevrimiçi olarak yayınlandığında veya bir ek aracılığıyla büyük bir e-posta grubuna gönderildiğinde birçok kitleye karlı bir şekilde ulaşabilir.

Bir faaliyet raporu paylaşmak, insanların daha iyi kararlar alabilmeleri için iş koşulları hakkında bilgi sahibi olmalarını kolaylaştırır.

Ne içeriyor?

Faaliyet raporu, bir çalışma ekibinin mevcut faaliyetini sunan operasyonel ayrıntılara ilişkin prosedürel bir rapordur. Amacı, organizasyonun günlük faaliyetlerini desteklemektir.

Faaliyet raporundaki bilgiler, yönetim ekibinin ve projenin kendisinin taahhütleri, rutinleri, pozisyonu ve gelişimi hakkında temel bilgileri ifade eder.

Çalışma ekipleri, ekip üyeleri dahil olmak üzere faaliyet raporlarını yürütür. İş liderleri bile, üst düzey yöneticilerine bilgi ve güncellemeler sağlamaları gerektiğinde faaliyet raporları oluşturabilirler.

Ek olarak, ekip sekreteri genellikle bir faaliyet raporu oluşturmak üzere atanır. CEO'nun bağlı şirketlere bir faaliyet raporu vermesi gereken zamanlar da vardır.

Önem

Faaliyet raporu çeşitli nedenlerle yapılır. Birincisi, çalışma ekiplerinin ve liderlerin bilgileri güncel tutmasına yardımcı olarak ekibin durumunu ve ilerlemesini bilmelerine olanak tanır.

Ekibin başarıları ve sorunları, gelecekteki planlar, stratejiler, eylemler ve değerlendirmelerle birlikte bilinecektir.

Raporda yer alan bilgilerle, ekip üyeleri, liderler ve bağlı kuruluşlar verileri karşılaştırabilecek, analiz edebilecek, çıkarımlar ve sonuçlar üretebilecek, bireysel ve grup hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacak rasyonel kararlar alabilecekler.

Faaliyet raporları, yeni veya düzeltici olsun, ekibin planlarını, stratejilerini ve gelecekteki eylemlerini ayarlamasına yardımcı olan acil bilgileri de sunabilir.

Arızalara dikkat edin

Bazı işletme sahipleri, bina dışındayken neyin kaybolduğunu belirlemek için faaliyet raporuna güvenirler.

Örneğin, kreşin sahibi bir çocuğun yaralanıp yaralanmadığını bilmek ister. Dükkan sahibi, kaç müşterinin diğer mağazaları seçtiği için randevularını iptal ettiğini bilmek istiyor.

Nasıl oldu?

Objektif, eksiksiz, doğru ve güncel bilgiler dahil edilmelidir. Bu unsurlar, iyi bir rapor için sütun görevi görür.

Başarılar ve sorunlar gibi belirli noktalar dahil edilmelidir, çünkü bunlar aynı zamanda ekip üyelerinin ve liderlerin performanslarını gözlemlemelerine ve hedeflerine ulaşmalarına olanak tanır.

Başarılar, güçlü yönlerinizi ve yeteneklerinizi yansıtır ve ekip üyelerini motive edebilir. Gerçek veya potansiyel olsun, yaşanan sorunlar da dahil edilir, böylece sorunları çözmenin veya önlemenin olası yolları hakkında konuşabiliriz.

Dahil edilen bilgilerin türü, iş türüne göre değişir. Bir faaliyet raporu, genellikle şirketin mevcut faaliyet seviyelerini yansıtır. Aynı zamanda, bir dereceye kadar, son iş olaylarının etkisini de yansıtıyor.

Bilgileri sınıflandırın

Bir faaliyet raporu, bir bakışta bilmeniz gereken farklı bilgi kategorileri sunar.

Örneğin, çalışan katılım oranı, doldurulan pozisyonların yüzdesi, günlük satış hacmi, açılan veya kapatılan yeni hesapların sayısı, tahsil edilen ödemelere karşı borçlar ve müşteri şikayetlerinin hacmine ilişkin verileri ekleyebilirsiniz.

-Diğer tipik temalar

- Görülen gerçek tehditler nelerdir? Nasıl çözülecek?

- Planlara uymak için hangi yönetim stratejileri ve eylemleri uygulanacak?

- Daha önce uygulanan yönetim stratejileri ve eylemleri başarılı mıydı?

- Çalışma ekibini yönetirken güçlü ve zayıf yönler nelerdir?

- Yönetim performansındaki eğilim nedir? Gelecekteki performans için anlamı nedir?

yapı

Yönetici Özeti

Raporun ana noktaları tartışılacak konu, elde edilen veriler, veri analiz yöntemleri ve bu verilere dayalı öneriler gibi özetlenir. Yöneticilerin raporun tamamını okumasına gerek kalmayacak şekilde yerleştirilmiştir.

Giriş

Raporda ele alınan ana konuları vurgular ve verilerin neden toplandığına dair arka plan bilgileri sağlar.

Vücut

Problemi ve toplanan verileri, nasıl toplandığını, ana bulguları analiz ederek tanımlayın.

Alt bölümlerin kapsayacağı belirli noktayı vurgulayan başlıklar ile alt bölümlere ayrılabilir.

Sonuç

Belgenin ana metninde açıklanan verilerin nasıl yorumlanabileceğini veya hangi sonuçlara varılabileceğini açıklar.

İşin bazı yönlerini iyileştirmek için verilerin nasıl kullanılacağını önerin veya daha fazla araştırma önerin.

Referanslar

Rapor için veri araştırmak veya toplamak için kullanılan kaynakları listeler. Kapsanan noktaların kanıtını sağlarlar ve orijinal veri kaynaklarını gözden geçirmenize izin verirler.

Ek

İsteğe bağlıdır ve metinde verilen açıklama ve sonuç için gerekli olmayan ancak bulguları destekleyen teknik bilgileri içerir.

Misal

Faaliyet raporlarının örnekleri arasında, günlük banka memuru ödeme raporları, günlük hesap ayarlamaları, günlük üretim günlükleri, uçuş başına yolcu günlükleri ve işlem günlükleri yer alır.

Satış raporu

Yöneticilerin zaman zaman satış miktarını veya belirli bir satış görevlisinin ürettiği gelir miktarını izlemesi gerekir.

Satış raporu, satış miktarı ve belirli bir süre boyunca üretilen gelir miktarı hakkında görünürlük sağlar.

Belirli bir süre içindeki her gün için, işlenen siparişlerin sayısı bir grafik gösterir. Başka bir grafik, her gün kazanılan geliri göstermektedir.

Her gün için toplam satış siparişi sayısının toplamı, kazanılan geliri belirler.

Envanter raporu

Bir envanter yöneticisinin, arzın talebi karşılamak için yeterli olup olmadığını ve ortalama olarak mevcut arzın ne kadar süreceğini bilmesi gerekebilir.

Tedarik günleri raporu, envanter arzının mevcut olacağı tahmini gün sayısı ile toplam arz ve talep hakkında görünürlük sağlar.

Referanslar

1. Audra Bianca (2018). Günlük Operasyon Raporu Nedir? Küçük İşletme - Chron. Alınan: smallbusiness.chron.com.
2. Takım Muhabiri (2018). Operasyonel Raporlama. Alınan: teamreporterapp.com.
3. IBM (2018). Operasyonel Raporlama için örnek raporlar. Alınan: ibm.com.
4. Wikipedia, özgür ansiklopedi (2018). Operasyonel Raporlama. En.wikipedia.org adresinden alınmıştır.
5. Sisense (2018). Operasyonel Raporlama nedir? Alınan: sisense.com.