SATIN ALMA TALEBI: TÜRLERI, NASIL YAPILDIĞI VE ÖRNEKLER - DUDAS - 2024

Satın alma talebi formu , sipariş edilmesi gereken kalemleri, miktarı ve teslimat zaman çerçevesini satın alma departmanına bildirmek için bir kullanıcı departmanı veya depo personeli tarafından oluşturulan belgedir. Bir işletmeden satın alma, gereksinimleri toplamakla başlar.

Derlendikten sonra satın alma departmanına bilgi verilmelidir. Satın alma talebi, bu gereksinimlerin listesini içerecek olan belgedir. Dolandırıcılığı önlemek için, departman yöneticilerinin genellikle doğrudan tedarikçilerden sipariş vermesine veya şirket adına satın almasına izin verilmez.

Bunun yerine, aslında dış satıcılara sipariş veren satın alma departmanı adı verilen farklı bir departmandır. Çeşitli departmanların yöneticileri, bu departmana hangi malzemelerin satın alınması gerektiğini bildirmek için satın alma talebi formlarını kullanır.

Satın alma talepleri ve satın alma siparişleri, sipariş sürecini dahili ve harici olarak standartlaştıran, şirketin çalışması için ihtiyaç duyduğu kalemleri edinme sürecindeki temel belgelerdir.

Türleri

Satın alma talebiyle ilgili temel noktalar aşağıdaki gibidir:

- Satın alma departmanına belirli bir malzeme listesinin alınması için yapılan taleptir.

- Satın alma kuruluşunun onayına ihtiyacınız var.

- Dahili bir belgedir; yani organizasyon içinde kalır.

Aşağıdaki tedarik türleri için bir satın alma talebi oluşturabilirsiniz:

Standart

Tedarikçilerden hem üretim süreçleri hem de ofis sarf malzemeleri ve diğer varlıklar için malzeme ve malzeme temin etmek.

Dış Kaynak Kullanımı

Bir tedarikçiye hammadde tedarik etmek ve böylece bitmiş bir ürün elde etmek.

Konsinye

Şirketin tesislerinde tutulan malzemenin temin edilmesi ve bunun için tedarikçiye ödeme yapılır.

Aktar

Aynı organizasyon içinde bulunan başka bir departmandan veya alandan malzeme temin etmek.

Harici hizmet

Tesis bakımı gibi üçüncü taraf bir sağlayıcının hizmetlerini almak için.

Ayrıntılı olarak mı?

Bir satın alma talebini oluşturan temel bileşenler şunlardır:

- Belgenin tanımlanmasını sağlayan numara talep edin. Önceden basılmış olmalıdır.

- Departman talep ediyorum.

- Talep tarihi ve istenen teslimat tarihi.

- Talebi hazırlayan kişinin adı ve ilgili yetkiyi gerçekleştiren kişinin imzası.

- Yanlış verilerden kaçınmak için istenen öğeler ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. Miktar tam olmalıdır; gerekli birimi (kilo, litre, birimler vb.) yerleştirmek çok önemlidir.

- Satın alma işlemini onaylayan veya onaylamayan satın alma departmanı yöneticisinin imzası.

- Tedarikçilerden önceden teklif talep edilmişse, talebe eklenmeleri gerekir.

Satın alma talebi süreci

Satın alma talebi süreci, kuruluşlar tarafından sarf malzemeleri siparişlerini vermek ve izlemek için kullanılır. Bunlar, hammaddeden ofis mobilyalarına ve daha fazlasına kadar her şey olabilir.

Bir departman yöneticisi, malzemelerin azaldığını düşündüğünde, yukarıda listelenen alanları içeren satın alma talebi formunu doldurur.

Satın alma talebi, bir şirket departmanının satın alma departmanına gönderdiği ve harici bir satıcıdan sipariş edilmesini istediği kalemleri listeleyen formdur.

Bu süreç, kullanıcıların bir sipariş vermesine, gözetmen onayı almasına ve en önemlisi, üçüncü taraf satıcıların fiyat tekliflerini sunmasına izin verir.

Satın alma yöneticisi bu süreçte satın alma talebini aldığında, kaynak kullanıcı tarafından gönderilen tüm bilgileri gözden geçirebilir. Yönetici, talebin onaylanıp onaylanmayacağını seçer.

Onaylanmaması durumunda kararın gerekçesini belirtmek için bir kutu bulunur ve talep eden departman bu karar hakkında bilgilendirilir. Bununla birlikte, yönetici onayını verirse, bir sonraki adım tedarikçilerden fiyat teklifi talep etmek olacaktır.

Önem

Satın alma sürecini başlatın

Zaman zaman, bir şirketin departmanlarının malzemelere ihtiyacı olacaktır; satın alma talebi satın alma sürecini başlatır. Satın alma departmanı, belgenin gücüne göre hareket edecektir.

Herhangi bir sorun varsa, belge, bir departmanın malzemeleri belirli bir iletişimle sipariş ettiğinin kanıtı olacaktır.

Bu bir kontrol aracıdır

Uygun kontrollerin olmadığı durumlarda personel, kişisel kullanım için malzeme talep edebildiğinden dolandırıcılığa karışabilir.

Bir satın alma talebi söz konusu olduğunda, hiçbir sahtekarlığın yapılmamasını sağlayacak önlemler vardır. Talebin doğruluğunu ve gerekliliğini sağlamak için birkaç elden geçmesi gerekir.

İşletmeyi koruyun

Talep emirleri uygulandığında, dolandırıcılık ihtimali önlenir. Şirket varlıkları da korunmaktadır.

Satın alma sürecinin merkezileştirilmesi

Bir kuruluş tüm taleplerin satın alma departmanı aracılığıyla merkezi olarak gerçekleştirilmesini gerektirdiğinde, tüm süreci yönetmek kolaydır.

Artık satın alımları bir araya getirebilecekleri ve daha iyi şartları müzakere etmek için kuruluşun satın alma gücünden yararlanabilecekleri için alıcılar da bundan yararlanıyor.

Örnekler

örnek 1

Talep No .: 00455

Tarih: 15 Mayıs 2018

Başvuru sahibinin adı: Annaliese Corvo

Pozisyon: eğitim sorumlusu

Departman: Personel eğitimi

Talep nedeni: 16-20 Temmuz 2018 haftasında verilecek olan "Kalite güvencesi" eğitim kursunda aşağıdaki maddelerin kullanılması gerekmektedir.

- 01 kutu yazı tahtası kalemi.

- 12 kalem.

- 20 beyaz çarşaflı 01 yazı tahtası: 1 metre genişlik x 1.5 metre uzunluk.

- 12 normal boyutlu tek satırlı defter.

- Beyaz tahta için 06 renkli keçeli kalem.

- Silinecek 12 silgi.

- 12 mavi mürekkepli kalem.

Kırtasiye tedarikçilerinden alınan 2 teklif eklenmiştir.

Yetkili: Alberto Moreno

Pozisyon: İnsan Kaynakları müdürü

İnsan kaynakları yönetimi

Örnek 2

Confecciones SA'nın üretim departmanının farklı malzemeler sipariş etmesi ve satın alma talebi formunu doldurması gerekiyor. Bu form, satın alma departmanına bu sarf malzemelerinin gerekli olduğunu bildirir.

Satın alma departmanı, alınan talebi onaylayabilir veya reddedebilir. Onaylanırsa, bir satın alma siparişi oluşturulacaktır.

Satınalma siparişi, ürünleri satın almak için satıcıya gönderilir. Tedarikçi, ürünleri fatura ile üretir ve teslim eder.

Alıcı departman ürünleri teslim alır ve fiş raporunu muhasebe departmanına teslim eder.

Tüm belgelerin uyumlu olması halinde muhasebe alanı faturanın onayını kasiyere vererek, ödemenin tedarikçiye yapılabileceğini gösterir.

Referanslar

1. İş Sözlüğü (2018). Satın alma talebi. Alındığı: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Satın Alma Talebi nedir? Myaccountingcourse.com adresinden alınmıştır.
3. Orman Zamanı. Talep ve Satın Alma Siparişi Arasındaki Fark. Küçük İşletme - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Satın Alma Talebi Nedir ve İşletmeniz İçin Neden Önemlidir. Hazırlayın. Alınan: blog.procurify.com.
5. Öğreticiler Noktası (2018). SAP MM - Satın Alma Talebi. Alınan: tutorialspoint.com.