UZMANLAŞTIĞINIZ EN ÖNEMLI 15 OFIS IŞLEVI - İŞ - 2025

Ofis fonksiyonlar ağırlıkta olmak bir şirket, kuruluş veya kurum ve bunlardan personel tarafından yürütülen idari faaliyetler aynı çalışması için gereklidir. Verimli bir şekilde yapılırsa, sonuçlar genellikle kötü yapıldığından çok daha iyi olacaktır.

Ofis çalışması normalde Pazartesi'den Cuma'ya kadar sabah 8 veya 9'da başlayan ve ülkeye veya bölgeye göre değişiklik gösterse de öğleden sonra 4 veya 5'e kadar süren normal bir güne sahiptir.

Çoğu ofis işi, akıcı sözlü iletişim, yazma, dosyalama yeteneği ve bilgisayarlar, fotokopi makineleri vb. Gibi ofis ekipmanlarıyla ilgili bazı deneyimler gibi temel becerileri gerektirir.

Üstlenilen pozisyon veya sorumluluğun düzeyine bağlı olarak, kişinin teknik, üniversite veya dördüncü düzeyde bir eğitime sahip olmasını gerektirir.

Uzmanlaştığınız ana ofis işlevleri

1- Planlama

Organizasyonel yöntemlerin ve yapıların iş planına nasıl katkıda bulunabileceğini tanımlamaktan ibaret olduğu için görevlerin ilki ve en önemlisidir.

Bu yöntemlerin daha sonra ekip üyeleri arasında dağıtılan görevlerde belirtilmesine yardımcı olan teknolojik araçlar vardır, ancak yalnızca iyi bir planlama her şeyin iş hedefine eklenmesini garanti edebilir.

Genel planlama, şirket içinde net bir iş vizyonu ve belirli bir hiyerarşik seviye gerektirir, ancak her ekip üyesi, belirlenen hedefleri ve son teslim tarihlerini karşılayabilecek şekilde çalışmalarını planlamalıdır.

2- Transkripsiyon ve / veya rapor yazımı

Bir ofiste çalışanların zamanını günlük olarak meşgul eden bir görev, işlevlerini destekleyen veya detaylandıran veya diğer meslektaşlarına ayrıntıları (arka plan, ilerleme, sonuçlar, artılar ve uzmanlar) açıklamaya yarayan raporların herhangi bir ortamda yazılmasıdır. belirli bir projenin eksileri, vb.).

Bu belgeler aynı zamanda gelecekteki denetimler veya incelemeler için o ofisin ait olduğu kuruluşun faaliyetlerinin bir kaydı olarak hizmet eder.

3- Toplantılara katılın

Devam eden projeler hakkında fikir alışverişinde bulunulan, yeni tekliflerin sunulduğu, sunumların, raporların veya raporların paylaşıldığı bir çalışma ekibinin üyeleri arasındaki toplantılardır.

Normalde, mevcut herkesi ortak bir hedefe ulaşmak için hizalama, her birine roller, görevler ve son tarihler atama hedefine sahiptirler. Ayrıca, görevlerin yerine getirilmesinde ortaya çıkabilecek sorunları çözmeye hizmet ederler.

Genellikle çok tanımlanmış bir frekans, süre ve dinamiklere sahiptirler. Aynı şekilde, onlarda tartışılanlar genellikle dosyalanmak için dakikalar veya dakikalar halinde kaydedilir.

Bazı kuruluşlar her gün, diğerleri haftada birkaç gün, diğerleri iki haftada bir ve bazıları da aylık olarak toplantılar düzenler. Toplantıların sıklığı her şirkete ve ihtiyaçlarına bağlıdır.

4- Toplantı planlayın

Bir toplantıda olması gereken tüm insanların gündemini, belirli bir yer ve zamanda çakışacak şekilde koordine etmekle ilgilidir.

Bu göz korkutucu bir görev olabilir, bu nedenle teknolojiye güvenmek iyi bir fikir olabilir. ScheduleOnce gibi, toplantıları otomatik olarak planlamanıza, davetlilerin uygun tarihleri ​​görmelerine ve kendileri için uygun bir zaman seçmelerine olanak tanıyan uygulamalar vardır.

5- Kurumsal e-postayı kontrol edin

Uzun zaman alabilen bir görevdir. Binden fazla çalışanın katıldığı kendi kendine yapılan bir anketin sonucu olarak 2016 yılında yayınlanan bir Adobe raporu, iş e-postamızı kontrol ederek her hafta ortalama 20,5 saat harcadığımızı ortaya koyuyor.

E-postaları sınıflandırmak, okumak ve yanıtlamak çok yaygın bir iletişim şeklidir ve bir proje veya organizasyon süreciyle ilgili dosya ve izlenim alışverişine izin verir.

Şirketler sürekli olarak e-postaları yönetmek için daha verimli yollar aramalarına rağmen, bunun için Gmail'in Akıllı Etiketleri gibi uygulamalar da vardır.

Bu görevi kolaylaştırmanın bir başka yolu, standart e-posta şablonlarını veya farklı alıcılara ve farklı zamanlarda minimum değişikliklerle gönderilebilen metinleri dahil etmektir.

6- Finans yönetimi

Bu görevde, ürün ve hizmet alım satımında paranın yaşam döngüsünü tamamladığı garanti edilmelidir; tüm faturaları göndermiş, göndermiş, ödemiş ve göndermiş. Tabii ki sadece bunu yapan ofisler var.

Bu faaliyet aynı zamanda mali hesapları ve yasal belgeleri güncel tutmayı da içerir, böylece söz konusu kurumu ilgilendiren yasal çerçevede herhangi bir sorun yaşanmaz.

7- Lojistik

Bu fonksiyon, şirketin işi ile ilgili tüm malların depolara ve müşterilere taşınmasını sağlar. Ayrıca, yeni ürünlerin üretimi için hammadde elde etmek için tedarikçilerle irtibat kurmayı da içerir.

Bu işlevin amacı, şirketin ticarileştirdiği mal veya hizmetin üretimini devam ettirmek için gerekli her şeye sahip olmasını garanti etmektir.

8- Dikkat çekmek

Bir ofiste, müşteriler, tedarikçiler ve iş arkadaşlarının kendi aralarında bir iletişim aracı olduğu için telefona da cevap vermesi gerekir.

Basit bir görev gibi görünse de şirket dışından birinin imajıyla ilişkilendirdiği ses olabileceği için belirli bir protokol gerektirir. Bu nedenle, nezaket kurallarına saygı duyulması, kurumsal bir üslubun korunması, ses seviyesinin ve kullanılan kelime haznesinin ılımlı olması önemlidir.

Bu işlevi çalıştırırken bazen gözden kaçan bir diğer önemli bilgi de, telefonun diğer tarafındaki kişi hakkında olabildiğince çok veri yazmaktır; Bu, şirketin iletişim veritabanını besleyecek ve telefon görüşmesi sırasında tartışılan konuyu doğru şekilde takip etmenize olanak sağlayacaktır.

9- Dosya organizasyonu

Bir ofiste yürütülen görevlerin çoğu, bazı belgeler oluşturur: faturalar, notlar, dakikalar, dakikalar, satış raporları vb.

Dijital ya da kağıt üzerinde, birinin işletme için önem düzeyine göre kataloglama, arşivleme ve koruma görevini üstlenmesini gerektiren bir bilgi miktarıdır.

Kesinlikle bu son nokta, bilginin korunması, birçok kuruluş için baş ağrısı haline gelen bir konudur, bu nedenle dosya ve veri aktarımında güvenliği sağlayan giderek daha fazla araç, protokol ve prosedür ortaya çıkmaktadır. bir organizasyondaki hassas veriler.

Bazı durumlarda harici sabit diskler kullanılırken diğerlerinde bu durumlar için özel sunucular veya Microsoft OneDrive, Google Drive veya Apple iCloud gibi "bulut" içinde depolama platformları bulunur.

10- Şirket postasının dağıtımı

Çok yüksek bir akademik eğitim gerektirmese de iyi bir organizasyon, sorumluluk ve aciliyet duygusu gerektiren bir görev, ofis içindeki yazışmaların dağıtılmasıdır.

Bir tasarımın krokisi, banka tarafından gönderilen kredi kartı, bir tedarikçiden gelen faturalar veya bir devlet kurumundan gelen cevap mektubu, herhangi bir çalışanın beklediği ve diğer birçok sürecin içinde bulunduğu belgelerden bazılarıdır. Şirketin.

11- Müşteri hizmetleri

Bu işlev, şirketin sunduğu ürün veya hizmetler hakkında soru veya şikayetlerle müşterilere fiziksel olarak hizmet vermekten ibarettir.

12- Dokümanların yazdırılması ve kopyalanması

Fiziksel olarak saklanması gereken belgelerin yazdırılması veya çift olarak saklanması veya şirket çalışanlarına teslim edilmesi gerekenlerin kopyalarının yapılmasından oluşur.

13- Aday görüşmeleri

Bu, personel seçim sürecinin görevlerinden biridir. Tek tek veya gruplar halinde, yani tek bir adaya veya birkaç adaya odaklanarak gerçekleştirilebilirler.

14- Sarf malzemeleri ve büro malzemeleri alımı

Ofis malzemeleri verimliliği için çok önemlidir. Kırtasiye malzemeleri, yazıcı mürekkebi, ambalaj veya kağıt her zaman mevcut olmalıdır, bu nedenle bunların yönetiminden sorumlu biri olmalıdır.

15- İdari işlevler

Bir şirketin istikrarını sürdürmesi ve iş başarısına ulaşabilmesi için idari prosedürler gereklidir. Yasal konular, evrak işleri ve diğer bürokratik planların farkında olmak bu işlevlerden bazılarıdır.

Referanslar

1. Audra Bianca (k / k). Ofis organizasyonu ve planlama ipuçları. Smallbusiness.chron.com adresinden kurtarıldı.
2. Biz Trend (2015). Otomatikleştirebileceğiniz ve yapmanız gereken 7 ofis görevi. Es.sba.gov adresinden kurtarıldı.
3. Dewei Caitlin (2016). Hayatınızın kaç saatini iş e-postasıyla boşa harcadınız? İç karartıcı hesap makinemizi deneyin. Washingtonpost.com adresinden kurtarıldı.
4. Laurie Reeves. Bir Ofiste Çalışan İşlerin Listesi. Work.chron.com adresinden kurtarıldı.
5. Bir ofis asistanı ne yapar? Learn.org'dan kurtarıldı.
6. İnsanlar ofis işlerinde tam olarak ne yapıyor? Reddit.com adresinden kurtarıldı.