BELGELERIN YAŞAM DÖNGÜSÜ NEDIR? - KÜLTÜR KELIME - 2025

Belgelerin ömür döngüsü , bir dosya kullanım ömrü boyunca geçtiği birbirini izleyen aşamalar oluşur. Bu aşamalar, bir belgenin yaratılmasından, tüm kullanımlarına ve değişikliklerine, imha edilme veya kalıcı olarak arşivlenme anına kadar değişir.

Belgelerin yaşam döngüsü kavramı, İkinci Dünya Savaşı'ndan sonra Amerika Birleşik Devletleri'nde oluşturuldu. Bu, birikmiş çok sayıda dosyayı işlemek için uygun bir yol bulma ihtiyacından kaynaklanıyordu.

Resim kaynağı: Wikimedia.org.

Her disiplin, odak noktasını ve arşivin niteliğini dikkate alarak belgelerin yaşam döngüsüne farklı şekilde yaklaşır. Örneğin, yasal bir belgenin yaşam döngüsü, akademik bir belgeninkinden farklı aşamalara sahip olabilir.

Her durumda, bir belgenin ne kadar süreyle saklanması gerektiği, nasıl saklanması gerektiği veya doğru kullanımının ne olması gerektiği hususları değişir. Benzer şekilde, yaşam döngüsünün aşamalarına da farklı yaklaşımlar vardır.

Örneğin, bir şirket veya bir devlet kurumu için yaşları nedeniyle değeri olmayan belgeler olabilir. Bununla birlikte, bu aynı arşivler bir müze için yüksek tarihsel değere sahip olabilir.

Diğer bir temel fark, analog ve dijital belgeler arasında var olandır. Önem belgelerin içeriğinde yatsa da, dijital dosyaların varlığı, bunların işlenmesinde ve yaşam döngülerinin aşamalarında belirli özellikleri ifade eder.

Üç yıllık belge

Resim: slayt oynatıcı

1972'de tarihçi Carlos Wyffels Üç Çağ teorisini önerdi. Buna göre belgeler, kullanımlarının dönüştüğü yaşamsal bir süreci olan nesnelerdir.

Genel olarak, belgeler oluşturulduktan hemen sonra ve belirli bir süre yoğun kullanım altındadır. Ancak zamanla bu kullanım arşivlendikleri veya yok edildikleri için tamamen durduğu ana kadar azalır.

Wyffels'e göre, tüm belgelerin geçtiği bu döngü üç çağa bölünmüştür: idari veya aktif yaş, orta veya yarı aktif yaş ve aktif olmayan veya tarihsel çağ.

İdari veya aktif yaş (yönetim dosyası)

Bir belgenin aktif dönemini ifade eder. Oluşturulduğu anda başlar ve sıklıkla danışıldığı, aktarıldığı ve paylaşıldığı farklı aşamalardan geçer.

Örneğin, bir elektrik faturasının idari yaşı, oluşturulduğunda başlar. Ardından, bir postacı tarafından teslim edilirken veya e-posta ile gönderilirken, kontrol ederken ve ödeme yaparken sınırlı bir süre hareket etmeye devam edin.

Orta veya yarı aktif yaş (merkezi dosya)

Belgenin oluşturulduğu yararlılığını kaybettiği dönemdir. Bu nedenle yönetim çağındaki kadar aktif kullanımda değildir. Bununla birlikte, korunur ve nadiren başvurulabilir.

Örneğin, bir elektrik faturasının orta yaşı, ödendikten sonra bir klasöre doldurulduğunda başlar. Bir daha asla danışılmaması çok muhtemeldir, ancak bir endişenin ortaya çıkması durumunda dosyada tutulur.

Belgelerin yarı aktif ömrü, belge türüne ve içeriğe bağlı olarak değişebilir. Örneğin yasal bir belge, bir elektrik faturasından daha uzun bir aktif ömre sahip olabilir.

Etkin olmayan yaş veya tarihsel çağ (tarihsel arşiv)

Arşivlerin son dönemini ifade eder. Ancak, tüm dosyaların hedefi aynı değildir. Doğalarına bağlı olarak tarihi yapılabilir veya yok edilebilirler.

Tarihsel arşivler, kültürel veya araştırma değeri olan arşivlerdir. Bu nedenle, bu aşamada, onları olabildiğince eksiksiz bir şekilde korumak için koruma yöntemleri aranır.

Belgelerin yaşam döngüsündeki aşamalar

Üç çağ teorisi, genel olarak tüm belgelerin geçtiği temel aşamaları belirler. Bununla birlikte, belgelerin kullanışlılığını ve işlenmesini tanımlayan daha özel aşamalar da vardır.

Bir belgenin geçtiği aşamalar değerine, kullanımına ve bağlamına bağlıdır. Bu özelliklere göre hangi aşamalardan geçmesi gerektiği ve her biri için teknik ve idari hükümlerin neler olduğu belirlenir.

Bir belgenin yararlı ömrü boyunca geçtiği ana aşamalardan bazıları şunlardır:

1-Oluşturma: Belgenin basılı veya dijital formatta oluşturulmasından oluşur.

2-Saklama: belge oluşturuldu formata göre, fiziksel veya dijital depolanır. Bazı durumlarda, sürecin bir parçası olduğunda dijitalleştirme aşaması da dikkate alınır.

3-Kategorizasyon: Her bağlamda oluşturulan parametrelere göre belgelerin düzenlenmesi, sınıflandırılması veya indekslenmesini ifade eder.

4-Transfer: Bir belgenin niteliğine göre gönderilmesi ve / veya teslimi anlamına gelir. Şu anda bu, duruma göre fiziksel postayla veya e-postayla teslimata atıfta bulunabilir.

5-Dağıtım: Bu aşama, kamuya açık veya ihtiyaç duyulan belgeleri ifade eder, bu nedenle oluşturulduktan sonra belirli bir grup insana ifşa edilmesi gerekir.

6-Ortak kullanım: Şu anda, dosyalar ortak kullanım ve düzenleme için düzenlenebilir. Bu aşama yeni bir görünüme sahiptir ve yalnızca dijital belgeler için düşünülmüştür.

7-danışma: belgeler başvurulabilir maksadıyla düzenlendiği bu aşamada karşılık gelir. Bu süreçte, bilgiye erişmesi beklenen halka bağlı olarak güvenlik ve / veya erişilebilirlik hükümleri çok önemlidir.

8-Arşivleme veya imha etme: Bu, tüm belgelerin yaşam döngüsünün son aşamasıdır. Korunması için yeterli tarihsel değere sahip olup olmadığına ya da tam tersine yok edildiğine karar verildiği ana karşılık gelir.

Anlamına geliyor

1. Darmouth Koleji. (SF). Belge Yaşam Döngüsü: Tanımlar, Destekleyici Teknolojiler ve Uygulamalar. Kurtarıldı: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Belgelerin yaşam döngüsü: 3 çağın teorisi. Kurtarıldığı kaynak: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Elektronik Belge Yönetimi Yaşam Döngüsü Nedir? Belgeden kurtarıldı: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Belge yaşam döngüsü. Whatis.techtarget.com adresinden kurtarıldı
5. Yebra, M. (2016). Belgelerin yaşam döngüsü - İspanyol arşiv sistemi. Kurtarıldı: normadat.es.