BIR OTELIN ORGANIZASYON ŞEMASI NASILDIR? (VE IŞLEVLERI) - İŞ - 2025

Bir otel organizasyon şeması bir otel, iş süreçleri, misyon, vizyon ve değerlerini yürütmek için ihtiyaç duyduğu işleri temsil eder. Küçük, orta veya büyük her otel, günlük işlemlerini yürütmek için bir organizasyon yapısına ihtiyaç duyar.

Organizasyon şeması, görevleri bölmeye, her departman için çalışmayı belirlemeye ve departmanlar içinde ve arasında yetkileri devretmeye yardımcı olmak için kullanılır. Organizasyonda çalışan kişilerin yanı sıra adaylar, yeni çalışanlar, yatırımcılar, işbirlikçiler ve diğerleri için de faydalıdır.

Yukarıdaki organizasyon şeması 5 yıldızlı bir otel için tipiktir, ancak 4 yıldızlı bir otel aynı sayıda veya daha fazla departmana sahip olabilir. Yıldız sayısı, bölüm sayısından bağımsız olarak azaltılabilir veya yükseltilebilir.

Örneğin, "NY King" oteli tüm departmanları koruyabilir ve 4'ten 5 yıldıza yükseltebilir. Ya da tam tersi; 5 yıldızdan 4 yıldıza düşürün ve tüm bölümleri koruyun.

Daire sayısı, otelin sunduğu hizmetlere bağlı olarak değişecektir. 5 yıldızlı lüks bir otelin müşterileri için turizm hizmetleri, spor salonu, yüzme havuzu, tenis kortları, SPA, disko … Daha küçük bir otel de bu ek hizmetlere sahip olmayacak ve bu nedenle çok sayıda çalışana ihtiyaç duymayacaktır. bölümler.

Bir oteldeki en yaygın üst düzey pozisyonlar şunlardır: müdür, pazarlama müdürü, muhasebe müdürü, personel müdürü, mühendislik müdürü, satın alma müdürü, oda müdürü ve restoran müdürü.

Bu konumlardan, otelin ana işlevini yerine getirmek için daha az önemli olmamakla birlikte, daha düşük olan diğerleri üretilir; Her otelin yıldız sayısına bağlı olarak mümkün olan en yüksek kaliteyi sunan konukları ağırlamak.

Bir otelin organizasyon şemasını yapmaktan kim sorumludur?

Normalde, bir şirkette organizasyon şemasını yürütmekten sorumlu kişi İnsan Kaynakları direktörüdür.

Organizasyon şemasına ek olarak, her çalışanın işlevlerinin iyi tanımlanması için iş pozisyonlarının "iş tanımında" iyi tanımlanmış olması gerekir. Bu, yeni çalışanları işe almak ve her çalışanın ne yapacağını bilmesi için çok önemli olacaktır.

Öte yandan, dış kaynaklı insan kaynakları işlevine sahip oteller, özellikle otel zincirlerinin parçası olmayan daha küçük oteller var.

Bir oteldeki ortak işler ve işlevleri

1- Genel Müdür / Otel Direktörü

En büyük sorumluluk pozisyonudur:

• Diğer tüm departman alanlarının mümkün olan en iyi şekilde çalıştığını doğrulayarak otelin idaresi, kontrolü ve geliştirilmesinden sorumludur.
• Şirket politikalarını ve ulaşılacak hedefleri tanımlayın.
• Her departmanın belirlenen hedefleri karşıladığını ve mükemmel kalitede hizmet sağladığını doğrulayın.
• İnsan kaynaklarının yönetimi, pazarlanması, güvenliği, kalitesi ve otelin doğru çalışması için gerekli tüm yönlerin koordinasyonunu yönetir.

2- Satış müdürü

Diğer ana departmanları tamamlamaya ek olarak, ana işlevi kendisini satış ve reklama adamaktır:

• Müşteri bulun.
• Şirkete sunun.
• Hizmetleri sunun.
• Müşterilerle yakın anlaşmalar.
• Reklam stratejileri geliştirin.
• Otel hizmetlerini tanıtın.
• Potansiyel müşterileri arayın.
• Satış sonuçlarını muhasebe ve finans departmanına bildirin.

Satış danışmanı

Bu pozisyonun temel amacı, amirinizin, patronunuzun ve / veya satış müdürünün çalışmalarını desteklemek, yapılan satışları kontrol etmek, sınıflandırmak ve sipariş etmek, ayrıca idari siparişte gerekli işlemleri yapmak için faturaları toplamaktır.

Odalar departmanı, bu amaçla rezervasyon taleplerini ve müşteri hizmetlerini almaktan ve ayrıca bunlar için çekleri ve ödemeleri kontrol etmekten sorumlu olacaktır.

Ayrıca resepsiyon görevlileri ve temizlik görevlileri ile yakın bir şekilde çalışarak odaların temiz olduğunu denetlemelisiniz.

Oda müsaitliğini belirlemek ve rezervasyonları almak ve onaylamakla görevlidirler.

Rezervasyon sorumlusu veya yöneticisi, departmanın iyi performansını yönetmekle görevlidir ve rezervasyon acenteleri gelen tüm farklı yollarla (medya, grup rezervasyonları, çevrimiçi, turlar, operatörler, vb.), ilgili mevduatlardan gelen parayı yönetir ve yapılan rezervasyonları garanti eder.

Satış Yöneticisi

En önemli işlerden biridir, çünkü onlara ne yapacaklarını söylemeniz gereken bir satıcı portföyünden sorumlusunuz.

Çalışanlarının her birinin yaptıklarından sorumludur, tüm hesapların hareketini bilmeli ve bunlarla ilgili herhangi bir sorun varsa, bunun sorumluluğunu almalıdır.

Hesap özetlerinin ayrıntılı bir dizinini sağlamalı, şirketiniz için önemli hesaplar almak için inisiyatif almalısınız.

Şirketin başarısı veya başarısızlığı onlara bağlıdır, aşırı derecede bağlılık ve sorumluluk gerektiren çok karmaşık bir pozisyondur.

3- Servis yöneticisi

Servis departmanını denetlemekle sorumludur:

• Maliyetleri kontrol edin.
• Sadık bir müşteri edinin.
• Çalışanlar arasında iyi ilişkileri teşvik edin.
• Tüm müşterilerin hizmetlerinin şüphelerini ve endişelerini çözün.
• Satış hedeflerini karşılayın.
• Etik standartları takip ederek örnek olun.
• Yüksek düzeyde bir kalitenin sunulduğundan ve işletmenin karlı olduğundan emin olun.

Yönetim ve finans

İdari konuların kontrolünde olduğu için önemli bir pozisyondur, konuların nasıl dağıtılacağı konusunda Genel Müdür ile mutabık kalması ve bunlarla ilgili farklı aşamalar ve olaylar hakkında onu bilgilendirmesi gerekir.

Şirketin Müdürlükleri ve Birimleri ile birlikte finansal kaynakları, bütçeleri, giderleri, giderleri ve yatırımları yönetmelisiniz.

Mali kaynakların yönetimini denetler, devletin düzenlediği tröstleri koordine eder, personel idaresi ile ilgili süreçleri denetler.

Kurumun maddi kaynaklarının, varlıklarının ve genel hizmetlerinin temini ve iktisabına saygı duyar ve sürdürür.

İş stratejileri

Adından da anlaşılacağı gibi, yeni pazarlara girmek ve şirketin güçlü yönlerini artırmak için stratejiler ve planlar oluşturmaktan ve ayrıca dernek veya kuruluşun her üyesinin deneyim ve bilgisini geliştirmekten sorumludur.

Ana işlevi, şirketin satış faaliyetleri için doğrudan sorumluluk, pazarlama yönetimi, promosyon ve dağıtım, satışları planlama, farklı dağıtımları organize etme üzerine odaklanmaktadır.

Ürünlere ve alanlara göre satışla ilgili ulaşılacak hedefler belirleyin, şirketin başarısını artırmak için stratejik planlar oluşturun, müşterileri ve tanıtımı daha uygun olabilecek yerleri inceleyin.

Sorumlu personelin satış ruhunu teşvik ederek ekip çalışması atmosferini teşvik eder.

Sorunların ve müşteri şikayetlerinin olası nedenlerini analiz edin.

Fiyatları ve satış koşullarını belirlemek için politikalar tasarlayın.

Bölümünüzdeki kişilerin eğitim gelişimini artırmak için planlar oluşturun.

Hizmet kalitesiyle ilgili farklı prosedür ve iyileştirmelerin alınması, filtrelenmesi ve dağıtılmasından sorumludur.

Muhasebe ve muhasebe

Finans ve muhasebe işlemlerinin analizi ve kontrolünden sorumlu departman.

Ayrıca, yıllık bütçelerin, gelir tahminlerinin, mali tabloların hazırlanmasına, mali durum hakkında raporların oluşturulmasına, denetçi tarafından yapılan denetimlere katılmaya, vb. Adanmıştır.

alımları

İşletmedeki işin doğru gelişimi için çok önemli bir pozisyondur çünkü tedarik zincirinden sorumludurlar ve kuruluşun etkin çalışması için gerekli tüm malları satın alırlar.

Yeniden satış ve / veya kendi ürünlerinin üretimi için hammadde olarak firmanın kullanımı için satın alınabilir.

Bu ücret, nakliye veya pazarlamayla ilgili hizmetlerin satın alınmasını da içerir.

Kuruluşun yönetimi için bilgi ve bilgisayar sistemlerinin kullanımından sorumludurlar.

Çalıştıkları şirkette bilgi teknolojisi ve teknolojisi ile ilgili tüm faaliyetleri planlar ve yönlendirir.

Önceden belirtilen hedeflere ulaşmak için planların tasarlanması için iş hedeflerini belirlerler.

4- Müdür yardımcısı

Yönetici olmadığında yöneticinin tüm görevlerini yerine getirmekle sorumludur.

Genel olarak, önce yöneticiye danışmadan önemli kararlar vermez, ancak otelin normal işleyişinde ortaya çıkabilecek rutin ve ortak konular hakkında bir kararı vardır.

Böylesine önemli bir pozisyonu üstlenmek, tüm fonksiyonları, personeli, görevlerini, değişimlerini vb. Bilmek için gerekli tüm bilgi ve bilgilerle eğitilmelisiniz.

Ayrıca, yasal düzenlemeler hakkında bilgi sahibi olmak, yasa ile başınızı belaya sokmamak için kaçıramayacağınız bir şeydir.

İşlerin beklendiği gibi gitmemesi durumunda hızlıca çözmeniz ve her şey için bir B planınız olması gerekir.

Çeyrek Bölüm Sorumlusu

Görevi, alanıyla ilgili işletme politikalarının her birinin uygulandığını planlamak, denetlemek ve kontrol etmektir:

• Grupların ve kongrelerin işleyişini planlayın ve denetleyin.
• Aylık istatistikleri analiz edin.
• Bölgenizdeki hizmetlerin sağlanması için standartlar ve normlar oluşturun.
• Bölgenizle ilgili şikayetler alın.
• Bakım müdürü ile görevlerinin doğru şekilde yerine getirilmesini koordine eder.

Resepsiyon başkanı

Kabul departmanının görevlerini düzenleyin ve kontrol edin:

• Sorumluluğunuzdaki personelin programını oluşturun.
• Şikayetleri düzenle, şikayetleri yönet.
• Gerekirse diğer departmanlarla iletişim kurar.
• Müşteri hizmetleriyle ilgilenirler ve herhangi bir soru veya endişeyi çözerler.
• Müşteri ile iletişimden asıl sorumlu kişi odur.

Kahya

Bu departman, otelin tamamından sorumlu en fazla sayıda çalışana sahip olan departmandır ve esas olarak tüm tesisin temizliğinden sorumludur: hem otelin ortak alanları hem de koridorlar, ofisler, odalar vb.

Bu pozisyon son derece önemlidir çünkü temizlik bir otelin kartvizitidir, başarının veya başarısızlığın büyük bir kısmı buna bağlıdır.

Eğitim almalısınız, çalışanlar güler yüzlü olmalı ve misafirlere sıcaklık iletmelidir.

Yiyecek ve içecek müdürü

Otelin mutfak alanında hazırlanan yemek ve içeceklerin her birinin önceden otel tarafından belirlenen tariflere ve standartlara uygun olarak hazırlanmasından ve dekorasyonundan sorumludur.

Diğer çalışanların işlevlerinin doğru şekilde yerine getirilmesini, malzemelerin iyi kullanılmasını sağlayın, malzeme israfını önleyin, menüyü hazırlayın, tatlılar, likörler, genel envanter vb. Alanlarını denetleyin.

Gerekli alımları yapıp depoları kontrol etmelisiniz.

Sorumluluğunuz altındaki tüm personelin kontrolü sizde olsun.

Müşteri hizmetleri kaptanı

Restoran veya kafeterya tarafından sunulan hizmetlerin doğru çalışmasından yöneticiye karşı sorumludur.

• Müşteriyi alın.
• Ona masaya kadar eşlik ediyor.
• Öneriler alın.
• Lokantayı kapat.
• Herkesin işini yaptığını kontrol edin.
• Malzemeleri kontrol edin.
• Gerekirse garsonlara yardım edin.

Personeli kontrol etmekten, menüleri oluşturmaktan, hammaddelerin ve diğer malların rasyonel kullanımını izlemek, bulaşıkların çıktılarını ve kalitesini kontrol etmekten, sorumluluğu altındaki diğer işçilerin çalışma saatlerini belirlemekten sorumludur.

Genel hizmetler müdürü

Makine ve teçhizatın bakımı ve önlenmesi için yıllık bir program geliştirmekten sorumludur.

Mülkün mimari koşullarını korumak ve iyileştirmek için gerekli tüm önlemleri alın.

Temel hizmetlerin idaresi, onu oluşturan alanları desteklemek, mülkün ve sakinlerinin güvenliğini sağlamak, güvenlik ve hijyen komisyonunu işletmek.

Bakım Müdürü

• Üretimin kesintiye uğramaması için tüm sorunları rekor sürede düzeltmelisiniz.
• Sorumluluğunuzdaki tüm personel için bakım iş emirlerini düzenlemeli ve koordine etmelisiniz.
• Bakım çalışmalarını gerçekleştirmek için gerekli malzemelerin teslimini ve alınmasını koordine edin.
• Yürütülen işin sırasını ve kalitesini doğrulayın.
• Depoda depolanan malzemelerin kaldırılmasına izin verin.
• Gerekirse tesislerde bulunan ekipman, malzeme ve araçlarla ilgili eğitim vermelidir.

Güvenlik patronu

Mesleki tehlikelerin önlenmesinden sorumludur.

• Olası risk durumlarını analiz edin.
• Güvenlik planları yapın.
• Ekibi inceleyin.
• Sistemleri izleyin.
• Müşterilerin ve çalışanların güvenliğini sağlar.
• Yapılan ve gerçekleşen her şey hakkında raporlar hazırlayın.
• Park kontrolü.

Bahçe Sorumlusu

Bahçe ve bakımı ile ilgili her şeyden sorumludur.

İdari müdür

İşlevi, şirketin idari yönetimini planlamak ve yönlendirmektir.

• Tedarikçilerle ilişkileri yönetin.
• Personelin disiplin kontrolü.
• Üretim stratejileri vb. Oluşturun

İnsan kaynakları başkanı

İnsan kaynaklarının kontrolü ile ilgili her şeyden sorumludur ve Genel Müdürlük ve diğer yöneticilerle doğrudan temas halinde çalışır.

• Elverişli bir çalışma ortamı sağlamalısınız.
• İK alt sistemlerini düzenleyin.
• Çalışanlar arasındaki çatışmalarda arabuluculuk yapın.
• Çalışan-şirket ilişkilerinin refahını sağlayın.

Depo yöneticisi

Şirketin sahip olduğu tüm malzemelerin, ekipmanların, ürünlerin, aletlerin ve genel olarak tüm mülklerin girdi ve çıktılarını kontrol eder.

Doğru ve etkin kontrol için denetim ve envanterler de gerçekleştirir.

Muhasebe yardımcısı

Çalışmaları, bulabileceğimiz pek çok işlevi arasında muhasebe görevleriyle ilgilidir:

• Envanter yönetimi.
• Hizmetler öder.
• Vergisi beyannameleri.

İdari Asistan

Başlıca işlevleri şunlardır:

• Yazışmaları işleme, belgeleri alma, çağrıları cevaplama, ziyaretler, belgeleri dosyalama, dosyaları işleme, gündemi güncel tutma vb.

Başka bir şema: