İDARI KONTROL: KONTROL SISTEMLERI, HEDEFLER, ÖRNEKLER - DUDAS - 2024

Yönetim denetim yöneticileri stratejilerini uygulamak için örgütün diğer üyelerini etkileyen hangi süreç olarak tanımlanır. Yöneticiler tarafından alınan bilgilere göre yürütülür.

Koordinasyon, kaynak tahsisi, motivasyon ve performans ölçümü ile ilgilenir. Yönetim kontrolü uygulaması ve yönetim kontrol sistemlerinin tasarımı bir dizi akademik disipline dayanmaktadır.

Kaynak: Pixabay.com

İdari kontrol, kapsamlı ölçümü içerir. Bu nedenle ilişkilidir ve muhasebeden, özellikle yönetim muhasebesinden girdi gerektirir. İkincisi, kaynak tahsisi kararlarını içerir. Bu nedenle, ekonomiden, özellikle yönetim ekonomisinden, katkı gerektirir ve bununla ilgilidir.

Üçüncüsü, iletişimi ve iş motivasyonunu içerir. Bu, bunun ilişkili olduğu ve sosyal psikolojiden, özellikle örgütsel davranıştan katkı gerektirdiği anlamına gelir.

Bir işletmedeki yetersiz kontroller, kaynakların verimsiz kullanımı, işleme hataları, azalan karlılık, mevzuata uygunluk eksikliği ve varlıkların çalışanlar tarafından çalınması veya kötüye kullanılması gibi önemli tehditler oluşturur.

Planlama ve kontrol

Planlama ve kontrol arasında yakın bir bağlantı vardır. Planlama, bir organizasyonun hedeflerinin ve hedeflere ulaşma yöntemlerinin belirlendiği bir süreçtir. Kontrol, organizasyonun planlanan hedeflerine karşı gerçek performansı ölçen ve yönlendiren bir süreçtir.

Stratejiler oluşturulduktan ve planlar yapıldıktan sonra, yönetimin ana görevi, bu planların gerçekleştirilmesini veya koşullar gerektiriyorsa, planların değiştirilmesini sağlamak için adımlar atmaktır.

İdari kontrol, planlama, organizasyon, denetim ve yönlendirme gibi yönetimsel işlevlerden biridir.

Bu önemli bir işlevdir, çünkü hataların doğrulanmasına ve standartlardan sapmayı en aza indirgemek ve kuruluşun belirtilen hedeflerine istenen şekilde ulaşmak için düzeltici önlemlerin alınmasına yardımcı olur.

İdari kontrol, planı gerçekleştirmek veya sistem hedeflerindeki değişiklikleri izin verilen sınırlar içinde tutmak için işlemleri gerektiği şekilde ayarlayan sistem işlevi olarak tanımlanabilir.

İdari kontrol sistemleri

İzlenen yönetim stratejilerinin bir sonucu olarak insan, fiziksel, finansal ve genel olarak organizasyon gibi farklı iş kaynaklarının performansını değerlendirmek için bilgi toplayan ve kullanan sistemlerdir.

Bu nedenle, bunlar idari ve ekonomik verimlilik için gerekli resmi prosedürler bütünüdür. Yöneticiler, kuruluşun faaliyetlerindeki standartları korumak veya değiştirmek için kullanırlar.

Bir şirketin tüm kontrol sisteminin ayrılmaz bir parçası olan amacı, yönetim planlarının ve politikalarının eksiksiz ve zamanında uygulanmasını garanti etmektir.

Sarf malzemelerinin nasıl sipariş edildiğinden varlıkların nasıl kullanılacağının planlanmasına, işlerin atanmasına veya envanterin yönetilmesine kadar her şeyi içerebilirler.

Bir yönetim kontrol sistemi, yöneticilerin örgütsel stratejilerini veya politikalarını belgeleme yoludur. Aynı şekilde, kurum içi süreçlerin performansını, beyan edilen hedefler ve politikalarla karşılaştırarak değerlendirmenin bir yoludur.

İş aracı

Yönetim kontrol sistemi, bir kuruluşun hedeflerine göre ne kadar iyi performans gösterdiğine dair bir gösterge verebilen bir iş aracıdır.

Ancak, idari kontroller, yöneticilerin istenen stratejileri uygulamak için kullandıkları araçlardan yalnızca biridir.

Stratejiler sadece idari kontroller aracılığıyla değil, aynı zamanda organizasyon yapısı, insan kaynakları yönetimi ve organizasyon kültürü ile de uygulanmaktadır.

Bileşenler

İdari kontrol sistemi, yönetimin bir kuruluşu stratejik hedeflerine ve rekabet avantajına yönlendirmesine yardımcı olan bir araçtır. Genel olarak üç bileşene sahip olduğu anlaşılır:

- Standartların oluşturulması.

- Bu standartlara göre gerçek performansın ölçülmesi.

- Kural ve planlardan sapmalara karşı düzeltici önlemler almak.

Zorluklar

Şirketlerde idari kontrol sistemlerini çevreleyen iki yaygın zorluk vardır.

- Daha fazla kontrolün gerekli olduğu alanları tanıyın.

- Mevcut kontrollerin ne zaman yetersiz veya hatalı olduğunu fark edebilme.

hedefler

İdari kontrol hedefleri, finansal bilgilerin güvenilirliği, operasyonel veya stratejik hedeflere ulaşılması konusunda zamanında geri bildirim ve yasa ve yönetmeliklere uygunluk anlamına gelir.

Hata tespiti

Şirketin yönetimindeki bir düzensizlik, bir şirketin genel hedeflerine ulaşmasını tehlikeye atabilir, rekabette zemin kaybetmesine ve kendi hayatta kalması tehlikeye girene kadar neden olabilir.

Bu nedenle anormallikleri hızlı bir şekilde tespit etmek önemli hale gelir. Aynı şekilde, anormalliklerden veya ciddi arızalardan etkilenmese de şirketin genel refahı için optimize edilebilecek farklı devreler ve alanlar belirlenebilir.

Her şeyin doğru çalıştığını gösterin

İdari kontrol, her şeyin yolunda gittiğini ve hem önerilen hedeflerin hem de kar, satış, güvenlik vb. İle ilgili olarak idari düzeyde belirlenen seviyelerin önemli değişiklikler olmadan karşılanıp karşılanmadığını kontrol eder.

Bu sayede şirket daha güvenli hale gelir, standartları ve operasyonel karar alma süreçleri daha sağlam hale gelir.

Gerektiğinde harekete geçin

İdari kontrol tarafından sağlanan ayrıntılı ve somut bilgiler sayesinde, olumsuz bir durumu yeniden yönlendirmek için belirli önlemler alınmazsa, bir durumu tespit etmek çok yararlı değildir.

Çalışanları iletin ve motive edin

Hatalar, sorunlar ve doğru şekilde ele alınan yönleri dahil olmak üzere şirketin durumu hakkında doğru bilgi, çalışanlarla daha iyi iletişimi teşvik eder, onları gerekli yönlerin iyileştirilmesini veya doğru çizginin takip edilmesini garanti etmeye motive eder.

Önleyici tedbirler uygulayın

İdari kontrol tarafından tespit edilen belirli sorunların erken teşhisi, yalnızca önleyici eylemlerle değiştirildikleri için düzeltici eylemleri gereksiz kılar.

avantaj

Yönetim kontrolünün en büyük avantajı, iş liderliği için bir yön ve kontrol döngüsü yaratmasıdır. Daha az birey dahil edildiğinden karar verme kolaylaştırılır.

Yöneticilerin gerçek performansı ölçmelerine ve hedeflere ulaşılmasına yönelik bir rehber olarak yardımcı olur.

Ademi merkeziyetçiliğe yardımcı olur

Ticari kuruluşlardaki modern eğilim, bir kontrol sistemi gerektiren ademi merkeziyetçilik yönündedir.

Ademi merkeziyetçilikte, karar verme yetkisi organizasyonun tamamına dağılmıştır.

Yönetim, otoritenin doğru kullanılıp kullanılmadığını görmek için kontrolü ellerinde tutmalıdır. Uygun idari kontroller olmadan, ademi merkeziyetçilik başarılı olamaz.

Koordinasyona yardımcı olur

Modern şirketlerin boyutu artıyor. İçlerinde büyük miktarda sermaye ve çok sayıda insan istihdam edilmektedir.

Bu, farklı ürünleri üreten ve dağıtan birçok bölüm olduğundan, uygun kontrol sorununu yaratır. Faaliyetlerini koordine etmek için bir kontrol sistemi gereklidir.

Denetimi basitleştirin

Önemli sapmaları işaret ederek izlemeyi basitleştirin. Çalışanları kontrol altında tutar.

İyi bir kontrol sistemi, zayıf noktaları çok hızlı bir şekilde algılar. Bu, tüm düzeylerde kontrol kapsamının genişletilmesine yardımcı olur.

Motivasyonu artırın

Kontrol teknikleri, sapmaları bularak ve bunlardan sorumlu faktörleri belirleyerek organizasyonda bir düzen ve disiplin atmosferi yaratır.

Bu, çalışanların motivasyonunu artırır çünkü sorumlu tutulacakları işi bilirler.

Dezavantajları

İdari kontrolün bir dezavantajı, bir şirketi daha standartlaştırılmış ve daha az esnek hale getirerek yaratıcılığı ve yeniliği engelleyebilmesidir.

Sıkı bir idari kontrole sahip kuruluşlar, olası fikirlerin ve planların kapsamını kısıtlayarak, pazardaki, sektörlerindeki veya yasal ortamdaki değişikliklere genellikle daha az uyum sağlayabilirler.

Niceliksel standartlar oluşturmada zorluk

Performans standardı nicel terimlerle tanımlanamadığında idari kontrol etkinliğini kaybeder.

İnsan davranışı, verimlilik düzeyi, iş tatmini, çalışan motivasyonu vb. İçin niceliksel bir standart oluşturmak çok zordur. Bu gibi durumlarda, karar yöneticinin takdirindedir.

Dış etkenler üzerinde kontrol yoktur

Bir şirket, hükümet politikası, teknolojik değişim, moda değişikliği, rekabet politikasında değişiklik vb. Gibi dış faktörleri kontrol edemez.

Çalışan direnci

Tabandan çalışanlar, fikirlerini sunmalarına izin verilmediğinden, takdir edilmemiş ve memnuniyetsiz hissedebilirler. Çalışanlar, kontrolün hareket özgürlüğünü azalttığını düşünüyor. Bu, personel değişiminin ağır olmasına neden olabilir.

Çalışanlar genellikle kontrole direnirler. Sonuç olarak etkinliği azalır.

Pahalı mesele

Organizasyonlar bir idari kontrol sistemi kurmak için çok fazla zaman ve para harcamalıdır.

Faydalar, ilgili maliyetten daha fazla olmalıdır, o zaman yalnızca kontrol etkili olacaktır, aksi takdirde verimsizliğe yol açacaktır.

Önem

İdari kontrol olmadan yönetim süreci eksiktir. Şirketlerde kontrol ihtiyacı birkaç faktörden kaynaklanmaktadır:

- Büyük organizasyonlarda tamamen kesin performans standartları oluşturmak zordur. Öte yandan, bir yönetici, her zaman mevcut olmayan her türlü zamanında bilgiye ihtiyaç duyar. Standartların doğruluğunu değerlendirmek için kontrol gereklidir.

- Çalışanlara büyük miktarda para ve değerli kaynaklar emanet edilir. Bununla birlikte, kontrolün yokluğunda çalışanlar baştan çıkarıcılıklara teslim olabilir. Etkili bir kontrol sistemi, çalışanların dürüst olmayan davranışlarını en aza indirmeye yardımcı olur.

- Kontrolün olmadığı durumlarda çalışanlar çabalarında rahatlayabilir ve performansları normalin altına düşebilir.

Kontrol yoluyla, bir organizasyonun kaynaklarının elde edilmesi ve istenen hedeflere ulaşmak için etkin bir şekilde kullanılması sağlanır. İdari kontrol aşağıdaki faydaları sağlar:

Politika doğrulama

Yönetimin farklı planların kalitesini doğrulamasına izin verir. Böylece, hangi planların yeniden tasarlanması gerektiğini veya hangi hedeflerin değiştirilmesi gerektiğini ortaya çıkarabilir.

Ortamdaki değişiklikler, orijinal planları işe yaramaz veya eksik hale getirebilir. Kontrol, planları gözden geçirmeye ve güncellemeye yardımcı olur.

Yönetim sorumluluğu

Bir yönetici bazı faaliyetler atadığında ve astlarına yetki verdiğinde bile, nihai performanstan kendisi sorumludur.

Bu nedenle, bir yönetici, devredilen yetkiyi istenen şekilde kullandıklarından emin olmak için astlarının performansını kontrol etmelidir.

İdari kontrol, yöneticilerin sorumluluklarını yerine getirmesine ve aynı zamanda yetki devretmesine izin verir.

-Motivasyoncu

Çalışanlara çok çalışmaları ve daha iyi performans göstermeleri için ilham verin. Performanslarına değer verildiğini ve ödüllerinin bu değerlendirmeyle bağlantılı olduğunu bildiklerinde, en iyi çabalarına katkıda bulunmaya çalışacaklardır.

verim

Kontrol, hedeflere ulaşılmasına odaklanarak operasyonların verimliliğine katkıda bulunur. Bu nedenle yöneticilerin hataları ciddileşmeden tespit edip düzeltmelerine olanak vererek israfı ve kayıpları en aza indirmeye yardımcı olur.

Örnekler

Bir yönetim kontrolü, yönetimin bir kuruluşun kaynaklarını yönlendirmesine izin vermek için uygulanan herhangi bir süreç, uygulama, politika, araç, ölçüm veya sistemdir. Aşağıdakiler açıklayıcı örneklerdir:

Gereksinim kontrolü

Planları gereklilikler olarak resmen belgeleyin ve bu planların değişikliğini yönetin.

Mali kontroller

Bütçe geliştirme, izleme ve muhasebe uygulaması gibi mali kontroller.

Performans izleme

Çalışanlarla bir dizi hedef üzerinde anlaşmaya varma ve performansı bu hedeflere göre değerlendirme süreci.

Nezaret

Üretkenliği, verimliliği ve iş kalitesini artırmak için çalışan performansının izlenmesi.

Kontrolü değiştir

Bir organizasyondaki değişiklikleri gönderme, değerlendirme, onaylama, önceliklendirme, uygulama, iletme ve gözden geçirme süreci.

Güvenlik kontrolleri

İnsanlara, mülklere ve bilgilere yönelik risklerden kaçınmak için önlemler ve karşı önlemler uygulayın.

Uygunluk kontrolleri

Yasalara, düzenlemelere, standartlara ve iç politikalara uymak için süreçlerin, prosedürlerin, sistemlerin, kontrollerin, ölçümlerin ve raporların uygulanması.

Kıyaslama

Mevcut endüstri, rekabet veya en iyi uygulamalara göre şirket performansını kıyaslamanın devam eden sürecidir.

Devamlı gelişme

Nesnelerin ölçümlerini almanın, onları iyileştirmenin ve tekrar ölçmenin tekrarlayan süreci.

QA

Çıktıların spesifikasyon dahilinde olduğundan emin olun. Örneğin, bir üretim hattındaki ürünleri test etmek için bir süreç uygulayın.

Kalite garantisi

Gelecekteki kalite hatalarını önleme sürecidir. Örneğin, iyileştirmeleri belirlemek için tüm kalite başarısızlıklarının temel nedenini araştırma uygulaması.

Otomasyon

İşi otomasyonla değiştirerek üretkenliği, verimliliği ve kaliteyi de artırın.

Veri kontrolü

Veri kalitesi, veri atası, güvenlik, entegrasyon ve uyumluluk gibi alanlarda veri kontrolü.

Stok kontrolü

Bir kıtlık veya aşırı tedarikten kaçınmak için envanteri düzenleyin ve hesaba katın.

Varlık kontrolü

Tesisler, altyapı, makineler, yazılım ve fikri mülkiyet gibi varlıkların kontrolü.

Örneğin, bir varlık muhasebesi sistemi, varlıklarla ilgili uygun bir endişe ayrımı uygular.

Referanslar

1. Tüm İş (2019). İdari Kontrol Sistemi nedir ve neden bu kadar önemlidir? Alındığı: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, özgür ansiklopedi (2019). Yönetim kontrol sistemi. En.wikipedia.org adresinden alınmıştır.
3. Wikipedia, özgür ansiklopedi (2019). Kontrol (yönetim). En.wikipedia.org adresinden alınmıştır.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Yönetimin Kontrol Fonksiyonu. MIT Sloan. Kaynak: sloanreview.mit.edu.
5. İş Sözlüğü (2019). Yönetim kontrolü. Alındığı: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Yönetim Kontrolü Örnekleri. Alınan: simplicable.com.
7. MBA Bilgi Tabanı (2019). Bir Organizasyonda Yönetim Kontrolünün Önemi. Alındığı: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Bir Organizasyon için Yönetim Kontrolünün Avantajları. Makale Kitaplığınız. Alıntı: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Kontrol Etmenin Önemi ve Sınırlamaları. Makale Kitaplığınız. Alıntı: yourarticlelibrary.com.