İÇ MUHASEBE KONTROLÜ: UNSURLAR, HEDEFLER VE ÖRNEK - DUDAS - 2025

İç muhasebe kontrol organizasyonu içinde mali ve muhasebe bilgi karşılamak operasyonel hedefleri ve karlılığı bütünlüğünü sağlamak için bir şirket tarafından uygulanan yöntemleri ve iletim yönetimi politikalarını kapsar. Bunlar, bir şirketin normal çalışma prosedürleriyle örtüşmektedir.

Bu örtüşmenin amacı varlıkları korumak, hataları en aza indirmek ve işlemlerin onaylı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamaktır. Özdeş iç kontrol sistemleri yoktur, ancak finansal bütünlük ve muhasebe uygulamaları ile ilgili birçok kontrol felsefesi standart yönetim uygulamaları haline gelmiştir.

İç kontrolün bir bedeli vardır; bu, kontrol faaliyetlerinin genellikle bir şirketin süreçlerinin doğal akışını yavaşlatması ve genel verimliliğini azaltmasıdır. Temel bir kavram, en kapsamlı iç kontrol sisteminin bile dolandırıcılık veya hata riskini tamamen ortadan kaldırmayacağıdır.

Her zaman, genellikle öngörülemeyen koşullar veya dolandırıcılık yapmak isteyen birinin aşırı kararlı çabası nedeniyle bazı olaylar olacaktır.

İç muhasebe kontrolünün unsurları

Görev ayrımı

Görevlerin ayrılması, muhasebe, mevduat, raporlama ve denetim sorumluluğunun bölünmesini içerir. Ek görevler ayrıdır, tek bir çalışanın hileli davranışlarda bulunma şansı daha azdır.

Yalnızca birkaç muhasebe çalışanı olan küçük işletmeler için sorumlulukları iki veya daha fazla kişi arasında paylaşmak veya kritik görevlerin iş arkadaşları tarafından gözden geçirilmesini gerektirmek aynı amaca hizmet edebilir.

Erişim kontrolleri

Parolalar, kilitler ve elektronik erişim kayıtları aracılığıyla bir muhasebe sisteminin farklı bölümlerine erişimi kontrol etmek, yetkisiz kullanıcıları sistemden uzak tutarken, aynı zamanda kaynağı belirlemek için sistem kullanımını denetlemek için bir yol sağlar. hatalar veya tutarsızlıklar.

Fiziksel denetimler

Fiziksel denetimler, nakit ve muhasebe sistemine kaydedilen fiziksel varlıkların manuel olarak sayılmasını; örneğin envanterler, malzemeler ve araçlar.

Fiziksel sayım, elektronik kayıtlarda göz ardı edilen, hesap bakiyelerindeki gizli tutarsızlıkları ortaya çıkarabilir.

Satış noktalarında nakit sayımı günlük hatta günde birkaç kez yapılabilir. Manuel envanter sayımı gibi daha büyük projelerin daha seyrek, belki de üç ayda bir yapılması gerekir.

Standartlaştırılmış belgeler

Faturalar, dahili malzeme talepleri, envanter makbuzları ve seyahat gider raporları gibi finansal işlemler için kullanılan belgelerin standartlaştırılması, zaman içinde kayıt tutmada tutarlılığın korunmasına yardımcı olabilir.

Standart belge formatlarının kullanılması, sistemdeki herhangi bir tutarsızlık kaynağını ararken geçmişe ait kayıtları incelemeyi kolaylaştırabilir. Standardizasyon eksikliği, bu tür bir incelemede öğelerin gözden kaçmasına veya yanlış yorumlanmasına neden olabilir.

Deneme bakiyeleri

Çift girişli bir defter tutma sistemi kullanmak, kitapların her zaman dengeli olmasını sağlayarak güvenilirlik katar. Öyle bile olsa, herhangi bir zamanda hataların sistemi dengeden çıkarması mümkündür.

Günlük veya haftalık deneme bakiyelerinin hesaplanması, sistemin sağlığı hakkında periyodik bilgi sağlayabilir. Bu, tutarsızlıkların mümkün olan en kısa sürede keşfedilmesini ve araştırılmasını sağlar.

Periyodik mutabakatlar

Muhasebe mutabakatları, muhasebe sistemi bakiyelerinin bankalar, tedarikçiler ve kredi müşterileri gibi diğer kuruluşların hesaplarının bakiyeleriyle eşleşmesini sağlayabilir.

Örneğin, bir banka mutabakatı, muhasebe sistemi ile banka hesap özetleri arasında nakit bakiyeleri ile mevduat ve makbuz kayıtlarının karşılaştırılmasını içerir.

Bu ek hesap türleri arasındaki farklılıklar, hesapların kendisindeki hataları veya tutarsızlıkları ortaya çıkarabilir. Ayrıca hataların diğer varlıklardan kaynaklanabileceğini de gösterebilirler.

Onay yetkisi

Belirli yöneticilerin belirli işlem türlerini yetkilendirmesini zorunlu kılmak, muhasebe kayıtlarına bir hesap verebilirlik katmanı ekleyebilir. Bu, işlemlerin ilgili makamlarca görüntülendiğini, analiz edildiğini ve onaylandığını gösterir.

Büyük harcamalar ve ödemeler yapmak için onay istemek, vicdansız çalışanların şirket fonlarıyla büyük dolandırıcılık işlemleri yapmasını engeller.

hedefler

Şirket varlıklarını koruyun

İyi tasarlanmış iç kontroller, varlıkları kayıptan korur. Kayıp, insanların yaptığı dürüst hatalardan kaynaklanan kazara bir kayıp olabilir. Kasıtlı dolandırıcılık faaliyetlerinden kaynaklanan kasıtlı bir kayıp da olabilir.

Finansal bilgilerin güvenilirliğini ve bütünlüğünü garanti edin

İç kontroller, yönetimin iş operasyonlarını planlamak, kontrol etmek ve raporlamak için doğru, zamanında ve eksiksiz bilgilere (muhasebe kayıtları dahil) sahip olmasını sağlar.

Yasalara uyulmasını sağlayın

İç kontroller, şirketin ticari faaliyetleri etkileyen birçok ulusal, eyalet ve yerel yasa ve yönetmeliğe uymasını sağlamaya yardımcı olur.

Verimli ve etkili operasyonları teşvik edin

İç kontroller, yöneticilerin ve personelin operasyonların verimliliğini ve etkililiğini en üst düzeye çıkarabileceği bir ortam sağlar.

Amaç ve hedeflere uygunluk

İç kontroller sistemi, yönetimin operasyonel amaç ve hedeflere ulaşılmasını izlemesi için bir mekanizma sağlar.

Misal

Likit varlıklar her zaman likit olmayan varlıklardan daha fazla korumaya ihtiyaç duyar çünkü çalmaları daha kolaydır; örneğin nakit almak.

Nakit en likit varlıktır ve onu kullanan herhangi bir çalışan tarafından kolayca çalınabilir. Şirketin nakdini korumak için özel iç kontrollerin uygulanmasıdır.

Görevler ayrılığının dahili kontrolü genellikle nakit ile kullanılır. Bu kontrol, müşteriden nakit alan kişi ile muhasebe sistemine nakit fişi kaydeden kişinin asla aynı çalışan olmamasını gerektirir.

Aslında, bazı iç kontrol sistemleri bir adım daha ileri giderek bir çalışanın parayı tahsil etmesini, diğerinin bankaya yatırmasını ve diğerinin de muhasebe sistemine kaydetmesini gerektirir.

Her çalışanın görevlerini bölümlere ayırarak, hiçbir kişi parayı tahsil edemez, yatıramaz ve satışı muhasebeye kaydedemez. Bu, dolandırıcılığı önler, çünkü bir kişi toplanan paranın bir kısmını cebe indiremez ve nakit makbuzunun daha küçük bir miktarını muhasebe sistemine kaydedemez.

Referanslar

1. Steven Bragg (2018). Dahili kontrol. Muhasebe Araçları. Alındığı: muhasebetools.com.
2. Investopedia (2018). İç Kontroller. Alındığı kaynak: investtopedia.com.
3. Rebekiah Tepesi (2018). Muhasebede İç Kontroller: Tanım, Türler ve Örnekler. Ders çalışma. Alındığı kaynak: study.com.
4. Washington Üniversitesi (2018). İç Kontroller. Alınan: Finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Muhasebede Yedi İç Kontrol Prosedürü Nelerdir? Smallbusiness - Chron. Alınan: smallbusiness.chron.com.
6. Muhasebe Kursum (2018). İç Kontroller nedir? Myaccountingcourse.com adresinden alınmıştır.