SATIN ALMA DEPARTMANI: ÖZELLIKLER, IŞLEVLER - DUDAS - 2025

Satın alma departmanı , organizasyonun gerektirdiği hammadde, yedek parça, hizmet vb. Tedarikine yönelik tüm faaliyetlerden sorumlu bir şirketin bölümüdür. Pek çok endüstriyel, perakende ve askeri kuruluşun bel kemiği olan bir hizmet vermektedir.

İşletmenin işletilmesi için gerekli olan malzemelerin sipariş edilmesini ve envanterde tutulmasını sağlar. Bu departman, başarılı tedarik zinciri yönetiminin merkezinde yer alır ve sipariş edilen ürünlerin maliyetini en aza indirmekten, envanter seviyelerini kontrol etmekten ve tedarikçilerle güçlü ilişkiler kurmaktan sorumludur.

İyi bir satın alma departmanı, tedarikçilerden kalite talep edecek ve siparişleri baştan alımına kadar takip edecektir. Diğer departmanların ihtiyaçları belirlemesine, talep sürecini yönetmesine ve rekabetçi fiyatlar elde etmesine yardımcı olun. Bütçelere uyumu sağlamak için genellikle kontrolör olarak hareket ederler.

karakteristikleri

Üst yönetime güvenilir danışman olarak hareket edin

Satın alma departmanı, kurumsal planlama ve bütçeleme ile üst düzeyde ilgilenir. Bu, tersine mühendislik maliyetleri tasarlamayı ve potansiyel olarak daha ucuz ve / veya daha yüksek kaliteli alternatifleri keşfetmeyi mümkün kılar.

Tedarikçi inovasyonunu teşvik edin

Satın alma departmanı, en düşük fiyatı talep etmekten daha fazlası, tedarikçilerle birlikte ürünlerinin ve hizmetlerinin temel maliyetini düşürmek için çalışır.

İlk fikirden üretime ve sürekli iyileştirmeye kadar "yeniliğin yaşam döngüsü" ile yakından ilgilidirler.

Önemli satıcı verileri hakkında içgörü sağlayın

Şirketler, tahmine dayalı analitik oluşturmak için bu bilgilerden yararlanarak piyasalara daha derin bir bakış açısı sağlayabilir.

Tedarik zinciri riskini yönetin ve azaltın

Ekonomik krizler, tedarikçilerin istikrarının farkında olmanın değerini öğretti. Satın alma departmanı, organizasyonun diğer bölümlerinden çok daha net bir görüşe sahiptir.

Çevik kadroyu ve yetenek gelişimini teşvik edin

Satın alma departmanına doğru adayları bulmak için fonksiyonel ve coğrafi sınırları aşmak gerekir.

Bazı durumlarda cevap, dış kaynak kullanımı veya paylaşılan hizmet organizasyonlarını kullanmaktır.

Özellikleri

Malzemeleri elde etmek

Bir üretim şirketi için bu, ham maddeleri içerebilir, ancak aynı zamanda araçları, makineleri ve hatta satış ekibi ve sekreterler için gerekli ofis malzemelerini de içerebilir.

Bir perakende işinde, satın alma departmanı, mağazayı iyi stoklanmış tutmak için raflarda veya depolarda her zaman yeterli ürün bulunmasını sağlamalıdır.

Envanter deponuzu makul bir seviyede tutmak özellikle önemlidir. Envantere büyük miktarda para yatırmak, stok sorunlarına ve araştırma ve geliştirme ya da reklamcılık gibi diğer gider türleri için sermaye eksikliğine yol açabilir.

Fiyatları değerlendirin

Bir satın alma departmanı, karlılığı en üst düzeye çıkarmak için malzemeleri mümkün olan en iyi fiyattan alıp almadığınızı sürekli olarak değerlendirmekten sorumludur.

Şirkete özel ebatlı siparişler için en uygun fiyatlara sahip en iyi tedarikçileri bulabilmek için fiyatları karşılaştırmanız gerekir.

Satın alma, alternatif satıcılarla iletişime geçebilir, daha yüksek hacimli siparişler için daha iyi fiyatlar üzerinde pazarlık yapabilir veya çeşitli başka kaynaklardan daha düşük fiyatlı ürünler elde etme olasılığını sorgulayabilir.

Satıcı ön onayı

Satın alma departmanı tedarikçileri fiyat, kalite, müşteri görüşleri ve siparişleri tamamlama süresi açısından değerlendirerek onaylı tedarikçilerin bir listesini çıkarır.

Siparişlerinizi takip edin

Siparişler, satın alma sipariş formları ile belgelenir. Bunlar, sipariş edilen malzemelerin yanı sıra sipariş edilen miktar hakkında önemli bilgileri belirtir.

Bu formlar, sipariş edilen ürünlerin alınmasını sağlamak ve siparişlerin tamamlanması için geçen süreyi izlemek için kullanılır.

Ofis işi

Satın alma departmanı, malzemelerin satın alınması ve teslimatı ile ilgili tüm dokümantasyonu yönetir.

Bu, kalem satın almak için yeterli paranın olmasını, nakit akışının sorunsuz olmasını ve tüm ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak için muhasebe departmanınızla yakın çalışmak anlamına gelir.

Politika uyumu

Satın alma departmanı, bir satın alma işlemi yapmadan önce, bütçenin edinimi ve onaylanması ile ilgili formalitelere uyduğundan ve malzemelerin kuruluşun genel politikasına göre satın alındığından emin olmalıdır.

Önem

Daha düşük maliyetler alın

Satın alma departmanı, ticari karı maksimize etmede önemli bir rol oynar. Fiyatları karşılaştırın ve tedarikçilerle pazarlık yapın, böylece şirket gerekli ürünlerde mümkün olan en iyi fiyatı alır.

Uzman olmayanların genellikle unuttuğu garanti ve indirimlerden yararlanarak da tasarruf sağlayabilirsiniz.

Şirket harcamalarında daha fazla şeffaflık sağlayarak tasarruf etmeye yardımcı olur. Bu, daha iyi sözleşmeler yapmanıza ve nakit akışını serbest bırakmanıza olanak tanır.

Yetersiz malzemeleri önleyin

Satın alma departmanı, hangi ürünlerin işletme için kritik olduğunu belirlemeli ve tedarik zincirini korumak için uygun önlemleri almalıdır.

Yetersiz malzemelerin üretkenliği etkilememesini sağlamak için satın alma departmanı çoklu kaynak sağlama gibi teknikler kullanır.

Birden çok kaynağa sahip olmak, aynı ürünleri sunan birden çok satıcıyı kullanmak anlamına gelir. Bir tedarikçide sorun varsa, arızayı telafi etmek için siparişler diğerine yükseltilebilir.

Kaliteyi arttır

Satın alma departmanı, performans hedefleri belirleyerek kaliteyi artırmaya yardımcı olur. Ardından, bu hedeflere göre gerçek performansı izler.

Dayanıklılık, ürün görünümü veya teslimatın zamanında yapılması gibi nitelikler için göstergeler kullanarak kalite özelliklerini ölçmek çok önemlidir.

Süreçlerini geliştirmek ve kaliteyi iyileştirmelerine yardımcı olmak için tedarikçilerle yakın çalışırlar.

İlişkileri yönetin

Satın alma departmanı için zorluk, tedarikçinin şirketle çalışmakla ilgilenmesini sağlamaktır. Tedarikçinin uzun vadeli bir ilişkiye yatırım yapmasını sağlayın.

Departman ayrıca şirket içindeki ilişkileri de yönetmelidir. Hepsinin uyumlu olmasını sağlamak için pazarlama, finans, lojistik ve dağıtım gibi dahili paydaşlarla birlikte çalışmalısınız.

İnovasyon arayın

Satın alma departmanı her zaman çeşitli harici işletmelerle iletişim halinde olduğu için, işletmeye fiyat, kalite veya uygunluk açısından rekabet avantajı sağlayabilecek yenilikçi ürünler elde etmek için ideal bir konumdadır.

Referanslar

1. Alexis Yazma (2018). Bir Kuruluştaki Satın Alma Departmanının Görevleri Nelerdir? Küçük İşletme - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, özgür ansiklopedi (2018). Satınalma müdürlüğü. En.wikipedia.org adresinden alınmıştır.
3. Kaylee Finn (2018). Bir Satın Alma Departmanının İş Dünyasındaki Rolleri. bizfluent.com.
4. BDC (2018). Satın alma departmanının işletmenizi geliştirebileceği 6 yol. Alındığı kaynak: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). 'Dünya Çapında' Tedarik Organizasyonlarının Beş Özelliği. Forbes. Forbes.com sitesinden alınmıştır.