İDARI YÖNETIM: IŞLEVLER VE SÜREÇLER - DUDAS - 2024

İdari yönetim şekilleri, eylem ve izin mekanizmaların kümesidir objektif ulaşmak için bir şirketin mali insan kaynakları ve malzemelerin kullanımı. Dört temel ilkeye dayanmaktadır; her işçinin eğitim aldığı pozisyonu işgal etmesi gerektiğine göre sıra ilk sıradadır.

Düzen eksikliği, daha az verimli çalışmaya ve kaynakların yanlış kullanımına yol açar. İkinci ilke disiplindir; İdari yönetimde, kurallara ve düzenlemelere herkes tarafından uyulması ve saygı gösterilmesi gerektiğinden disiplin önemli bir husustur.

Üçüncü ilke, komuta birliğidir. Çalışan, iş kalitesine zarar veren hatalı mesajlardan kaçınmak için işini kime bildirdiğini ve kimden emir alacağını bilmelidir. Son olarak, personelde girişimleri teşvik etmek ve değer vermek motive etmek için çok önemlidir; Bunun çalışma ortamı ve hedeflere ulaşılması üzerinde olumlu bir etkisi olacaktır.

Organizasyon için idari yönetim, grubun kendi görevlerinin yerine getirileceği temeli oluşturduğu ve aynı zamanda iş hedeflerini karşılamayı amaçlayan bir ağ oluşturduğu için gereklidir.

Özellikleri

Yönetim süreçlerinin performansı

Her bir idari fonksiyonda etkin performansın gerçekleştirilmesi için yönetim süreçleri düzgün bir şekilde yürütülmelidir.

Bunlar planlama, organizasyon, yönlendirme ve kontrolü içermeli, tümü hedeflerin gerçekleştirilmesine dayalı olarak dönmelidir.

İşe Alım

Personelin seçimi, eğitimi, yerleştirilmesi ve ücretlendirilmesi ile ilgilidir. Kuruluşun hedeflerine ulaşması, çalışanların ihtiyaçlarını karşılama ilgisinin sürdürülmesi ve aynı zamanda kuruma sadık kalması gereken uygun personele sahip olabilmeye bağlıdır.

Varlıkların korunması

Bir kuruluşun varlıkları, hırsızlık, yangın veya diğer yollardan kaynaklanan yanlış kullanım, kayıp veya hasara karşı korunmalıdır.

Bu nedenle, personelin doğru kullanımından ve korunmasından sorumlu tutularak her varlık türü için yeterli bir kayıt tutmak gerekir.

Halkla ilişkiler

İdari yönetimin önemli işlevlerinden biri, kuruluş ile ilgili halk (müşteriler, hissedarlar, çalışanlar, tedarikçiler, tüketiciler) arasında çeşitli iletişim hatlarının kurulması ve sürdürülmesidir.

İş dizileri oluşturun

İdari işlerin istikrarlı ve kesintisiz bir şekilde gerçekleştirilmesi için, tanımlanmış rutin sistemler ve prosedürler geliştirilmelidir. Bu, her departmanın belirli görevleri arasındaki karşılıklı bağımlılığın ve karşılıklı ilişkinin doğasından kaynaklanmaktadır.

Sabit kıymet alımı

Her departmanda, orada yapılan işin verimli ve ekonomik bir performans göstermesi için yeterli sabit kıymetlere ihtiyaç vardır. Bu nedenle, gerekli olan her bir sabit kıymet türünün seçiminde ve satın alınmasında standart bir prosedür izlenmelidir.

Önemli bir husus, varlığın gerçek ihtiyacının tespiti ve değerlendirmesinin yapılması, böylece şirketin finansmanını etkileyen gereksiz masraflardan kaçınılmasıdır.

Şekil tasarımı ve kontrolü

İdari işler belirli özelliklere sahip olduğundan, gerekli bilgileri yeterli bir şekilde sağlamak için kullanılan formlar tasarlanmalıdır.

Maliyetleri düşürmek için bu formları tasarlamak ve kullanımlarını standartlaştırmaya çalışmak idarenin görevidir.

Kırtasiye ve büro malzemeleri alımı

Yapılan işin sistematik ve hızlı bir şekilde yürütülmesini etkileyeceği için bu makaleler kullanıcıların ihtiyaçlarını kapsamalıdır.

Bu nedenle, bu girdilerin standardizasyonu, seçimi ve satın alınmasının yanı sıra gerektiğinde diğer departmanlara dağıtımının sağlanması önemlidir.

İdari yönetim süreçleri

Planlama

Planlama, bu sürecin temel taşıdır, çünkü takip edilecek sonraki eylemler buradan çıkarılacaktır. Verimli bir süreç yürütmek için aşağıdakileri dikkate almak gerekir:

- Net hedefleriniz olsun.

- Çalışmanın gerçekleştirileceği ortamı inceleyin.

- Hedeflere ulaşılmasına yardımcı olacak görevleri belirleyin ve atayın.

- İşin etkili bir şekilde yürütülmesine yardımcı olan yaratıcı unsurların vurgulandığı kapsamlı bir başarı planı gerçekleştirin.

- İşin yürütülmesi için gerekli politika, yöntem ve prosedürleri belirleyin.

- Gelecekteki sorunlara karşı eylemleri öngörmeye izin veren uyarı sistemleri oluşturun.

- Üzerinde uygulanan kontrollerin sonuçlarını göz önünde bulundurarak planları sürekli güncelleyin.

organizasyon

Başarılı olmak için yapılacak işle ilgili tüm insan, mali ve maddi kaynakların koordine edilmesi gerekir.

Bu, ilgili kişiler tarafından kesinlikle uyulması gereken bir dizi kural ve görev atamasının oluşturulmasını içerir. Bu faaliyetlerden bazıları:

- Çalışmayı işletim birimlerine göre bölün.

- Görevleri işlere göre gruplayın.

- İşletim birimlerini, işin yönetilebilirliği ve yakınlığı kriterlerine göre yapılandırın.

- Belirli bir iş için gerekli becerilere sahip personeli seçin.

- Yürütülen faaliyetlerde kontrol sonuçlarının gösterdiklerine göre ayarlamalar yapın.

Yön veya uygulama

Planlanan ve organize edilen stratejilere uymak için onları başlatan ve süreklilik kazandıran aksiyonların alınması gerekir.

Bu önlemler arasında faaliyeti yönlendirmek ve çalışanın iş ve kişisel konularda gelişimini teşvik etmek, böylece bu motivasyon hedefe etkin bir şekilde ulaşılmasına dönüştürülür. Bu stratejiler şunlar olabilir:

- Hedefe ulaşmak için grubu yönlendirin ve teşvik edin.

- İşteki her biriyle doğrudan veya dolaylı olarak doğrudan, açık ve şeffaf iletişim kurun.

- Her üyenin potansiyelini geliştirin.

- Yaratıcılık, tamamlama hızı gibi önceden belirlenmiş belirli kriterlerde öne çıkan çalışanlar için teşvikler oluşturun.

- Gerekirse eylemleri düzeltmek için yürütme sürecinin sürekli değerlendirilmesi için mekanizmalar oluşturun.

Kontrol

Planlanan, organize edilen ve icra edilenlerin hedefe ulaşma yolunda tatmin edici ve etkili bir şekilde ilerlediğini doğrulamak için stratejiler uygulamak önemlidir.

Bu, aktiviteleri değiştirmek veya süreci yeniden yönlendirmek için kararlar almayı mümkün kılarak, optimize edilmesini sağlayacaktır. Bunlar izlenecek eylemlerden bazıları olabilir:

- Sonuçların şirketin genel planları ile karşılaştırmasını yapın.

- Çalışmanın ürününü performans standartlarına göre değerlendirin.

- Ölçümlerde kullanılacak araçları kamuoyuna açıklayın.

- Gerekli eylemleri düzeltmek için önerileri sorumlu personele iletin.

Referanslar

1. Para Önemlidir (2018). Modern Ofisin İdari Yönetim Fonksiyonları. Hesap Öğrenimi. Alındığı: accountlearning.com.
2. MBA Rehberim (2018). Bir Ofisin İdari veya Yönetim İşlevleri. Alındığı: mymbaguide.com.
3. Yöneticiler-Net (2018). İdari yönetim. Yöneticiler-net.com adresinden alınmıştır.
4. ABCM (2018). İdari yönetimin işletme için önemini öğrenin. Myabcm.com adresinden alınmıştır.
5. Van Vliet (2011). Beş Yönetim Fonksiyonu (Fayol). Toolshero. Toolshero.com'dan alınmıştır.