İNSAN KAYNAKLARI ENVANTERI: UNSURLAR VE ÖRNEK - DUDAS - 2024

İnsan kaynaklarının envanteri bir kuruluşta çalışan personelin temel bilgilerin ayrıntılı kaydıdır. Bu, şirkete sahip olduğu insan potansiyelini bilmesini ve böylece bu kaynakların etkin kullanımına izin veren kararlar almasını sağlar.

Modern zamanlarda bu envanter, çalışanların bilgi ve becerileri hakkında sistematik olarak veri sağladığından çok önemli bir araç haline geldi. Bu, eğitim, terfi veya yeni işlere olası açılışlar için temel alınacaktır.

Bu nedenlerden dolayı, insan kaynakları envanterinin bilgileri güncel tutması, böylece içerdiği verilerin alakalı ve yararlı olmasını garanti etmesi bir önceliktir. Bir şirketteki en önemli sermaye, işçileridir, işleyişi ve gelişimi büyük ölçüde onlara bağlıdır.

İyi bir insan kaynakları envanteri ile şirket, çalışanların kapasitelerini ve yeteneklerini geliştirecek ve hedeflerine ulaşma yolunda başarılı bir şekilde ilerleyecektir.

İnsan kaynakları envanterinin unsurları

Şirkette standart olmayan bir insan kaynakları envanteri uygulamak uygundur. İdeal olan, şirketin ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayabilecek kendi cihazınızı tasarlamaktır. Bunlar, bu envanterin içerdiği öğelerden bazıları:

Genel veri

İşçiyle ilgili bireysel ve aile bilgilerine sahip olmayı mümkün kılar, bu da işçiye bu yönlerden küresel bir vizyon kazandırır. Bu öğe iki bölüme ayrılmıştır:

Kişisel bilgi

Bu bölümdeki veriler; kimlik numarası, çalışanın tam adı, doğum yeri ve tarihi, yaşı, uyruğu, cinsiyeti, medeni durumu, ev adresi, oda telefonu ve cep telefonu gibi çalışanın kimliğini oluşturur.

Aile bilgisi

Bu bölüm, çalışanın yakın aile üyeleri hakkındaki verileri içerir. Örneğin, babanın ve annenin tam adları, ebeveynlerin yaşları, eşin tam adı, eşin yaşı, çocuk sayısı, çocukların tam adı, çocukların doğum tarihi, çocukların yaşları.

İş deneyimi

İşçinin istihdam geçmişi son derece önemlidir. Bu bilgilerle onların iş gelişimiyle ilgili bir profil oluşturabilirsiniz.

En yenisinden başlayarak çalıştığınız tüm şirketler listelenmelidir. Her şirket için şunları belirtmelisiniz:

- Şirket Adı.

- Telefon ve adres.

- Giriş tarihi ve taburcu edilme tarihi.

- Tutulan pozisyonlar ve gerçekleştirilen işlevler.

- En son patronun adı ve konumu.

- Çıkış nedeni.

Sağlık verileri

Ayrıntılı bir rapor ve çalışanın bütüncül sağlık durumunun yansıtıldığı koleksiyonlarından oluşur, örneğin:

- İşe alım öncesi yapılan tıbbi ve laboratuvar incelemeleri.

- Tatil öncesi ve tatil sonrası tıbbi muayeneler.

- Alerjiler.

- Bir tür iş yapmak için fiziksel sınırlamalar.

Beceri ve yetenekler

Burada çalışanın sahip olduğu tüm beceri ve yetenekler, işçinin organizasyon içinde işgal ettiği pozisyonla doğrudan ilişkili olsun ya da olmasın burada yansıtılacaktır. Güçlü ve zayıf yönleri de listelenmiştir.

Akademik eğitim

Çalışanın eğitim düzeyiyle ilgili tüm bilgileri ifade eder.

- Temel eğitim.

- Yüksek öğretim.

- Lisansüstü çalışmalar (uzmanlık, yüksek lisans, doktora).

- Kurslar ve atölye çalışmaları düzenlendi.

- Yabancı dil hakimiyeti.

- Diğer müfredat deneyimleri (eserlerin yayınlanması, kamu veya özel kuruluşlardan alınan teşekkür yazıları).

Şirket içi iş performansı

Bu unsur, işçiye şirket içinde tuttuğu pozisyonların her birinde uygulanan iş tatbikatının tüm performans değerlendirmelerinin sonuçlarını içerir.

Değerlendirme

Bu değerlendirmeleri oluşturan tutum, mantık ve kişilik testlerinin sağladığı bilgileri anlayın.

Nasıl oldu?

Veriler iki şekilde kaydedilebilir ve saklanabilir: manuel veya dijital. Her ikisi de envantere olumlu ve olumsuz yönler sunar ve kullanımı, organizasyon yapısının boyutuna ve özelliklerine bağlı olacaktır.

İdeal olarak, İK envanter bilgilerini her birinin en iyisinin bir kombinasyonuyla toplayın ve saklayın.

İnsan kaynakları envanteri hazırlamak için, aşağıda ayrıntıları verilen bir dizi adım izlenmelidir.

Personel ile tanışın

Personeli tanımak son derece önemlidir. Ne tür bir iletişimin (sözlü veya yazılı) çalışanın gücü olduğunu belirleyebilmek ideal olacaktır çünkü bu, bilgiyi toplamak için ideal aracı belirlemeye yardımcı olacaktır.

Yazarken güçlük çeken birine bir anket uygulanırsa veya aşırı derecede içine kapanık bir kişiye bir röportaj yapılırsa, sonuçlar tamamen güvenilir olmayacaktır.

İnsan kaynakları envanterinde yer alan tüm bilgiler, söz konusu bilgilerin garanti altına alınmasına izin veren ilgili destekler ve önlemlerle birlikte verilmelidir.

Enstrümanın uygulanmasından önceki görüşme, aktivitenin gerçekleştirilebileceği rahat bir ortam yaratmanın ve aynı zamanda gerekli bilgileri toplamak için enstrümanın seçilmesine izin veren bilgileri elde etmenin anahtarıdır.

Bilgi toplama

Verileri toplamak için aşağıdaki araçlar kullanılabilir:

Bireysel görüşmeler

Önceden yapılandırılmış soruları kullanarak bilgi toplamaktan oluşur. Burada çalışanla, sözlü olmayan dil de dahil olmak üzere çalışanın diğer yönlerini gözlemlemek için kullanılabilecek doğrudan bir iletişim kurulur.

Anket

İnsan kaynakları envanterini yapmak için gerekli verileri elde etmeyi amaçlayan bir dizi sorudur.

Bu özel durumda, açık tip anketler, kapalı tip veya çoktan seçmeli anketlerden daha uygundur, çünkü çalışan bu şekilde soruları özgürce cevaplayabilir.

Doğrudan gözlem

Bu teknik, işçinin günlük çalışma koşullarındaki davranışını görmemize, çatışma yönetimi, kullanılan iletişim türü, liderlik ve değerler gibi yönleri tanımlamamıza izin verdiği için çok kullanışlıdır.

Uzman görüşü

Bu tür gözlemlere sadık bir örnek, işçiye pozisyondaki performansı hakkında yapılan değerlendirmeleri içerir. Bunlarda, uzman tarafından yapılan yargı, olası iç terfiler için önemli bir temel oluşturmaktadır.

Bilgi değerlendirmesi

Envanterde bulunan veriler, işçinin bir değerlendirmesi yapılırken çok değerlidir.

Bunların doğru yorumlanmasından, hem çalışan eğitimi ihtiyacını hem de şirketin mükemmel gelişim stratejileri fikrini yansıtan veriler elde edilebilir.

Misal

İnsan kaynakları envanterini oluşturmak için gerekli olan form ve otomatik sistem örnekleri aşağıda verilmiştir.

Referanslar

1. Mbaskool (2018). İnsan kaynakları envanteri. Alındığı: mbaskool.com.
2. Wisenepali (2018). İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Önemi, İK Envanteri. Alınan: wisenepali.com.
3. Yönetim yenilikleri (2008). İK: İşe Alım Temelleri. Alınan: managementinnovations.wordpress.com.
4. İnsan kaynakları yönetimi topluluğu (2016). Stratejik Planlama: Stratejik İK planlaması için bir beceri envanteri nasıl kullanılabilir? Alındığı: shrm.org
5. Joseph MacCafferty (2005). Bir insan envanteri. Alınan: cfo.com.