BIR YÖNETICI ASISTANININ 7 ANA IŞLEVI - İŞ - 2025

Bir yönetici asistanı fonksiyonları bir şirket geliştirir, normal aktivitelere yardım ve eşlik görevleri vardır. Bu nedenle, verimli bir şekilde çalışması için gereklidirler.

Bu faaliyetler genellikle çalıştıkları şirketin iş alanına göre değişkendir. Örneğin, hukuk firmaları gibi uzman ofislerde asistanlar genellikle belirli faaliyetleri yürütmek için özel eğitim alırlar.

Ancak, genellikle ofis içindeki bilgilerin dağıtımı ve yönetimi etrafında dönen tüm alanlarda ortak işlevler vardır. Bu, belgelerin, arşivlerin yönetilmesi ve etkinliklerin organize edilmesini içerir.

Ancak bu faaliyetler çok daha kapsamlı hale gelebilir. Bazı durumlarda, idari asistanlar ayrıca muhasebe bilgilerinin işlenmesi ve hatta şirketin teknolojik kaynaklarının işleyişinin garanti altına alınmasıyla ilgilenmelidir.

Bir yönetici asistanının 7 ana işlevi

1- Belge yönetimi

Bir yönetici asistanının temel işlevlerinden biri, ofis üyelerine belge ve dosya yönetimi konusunda yardımcı olmaktır.

Genellikle bu görev dosyaların depolanması, organizasyonu ve yönetimi ile ilgilidir.

Ancak, belirli durumlarda, belgeleri yazmaları, düzenlemeleri ve gözden geçirmeleri de gerekli olabilir.

Bazı şirketlerde, mektup veya not dikte etmeleri ve gerçekleşen toplantıların tutanaklarını kaydetmeleri bile istenir.

Bazı durumlarda, örneğin bir hukuk firması söz konusu olduğunda, bu işlevleri yerine getirebilmek için özel eğitim gereklidir: idari asistanın terminolojiyi ve yasal prosedürleri anlaması gerekecektir.

Öte yandan tıp alanında çalışan idari asistanların farklı becerilere ihtiyacı vardır. Hastalarla ilgilenme ve tıbbi raporları okuma konusunda gerekli eğitimi almış olmalıdırlar.

2- Etkinlik planlaması

Ofis etkinliği planlaması da genellikle idari asistanların sorumluluğundadır. Bu sorumluluğun boyutu şirketin büyüklüğüne göre değişkenlik gösterebilir.

Bir etkinlik, yalnızca bir toplantı veya iş yemeği olabilir, ancak daha büyük bir konferans veya kurumsal parti de olabilir.

Her iki durumda da, katılımcının etkinlikle ilgili tüm kriterleri yönetmesi gerekir.

Bu, satıcılarla iletişime geçmeyi, rezervasyon yapmayı, menüleri ve dekoru seçmeyi içerir. Ancak, gerekliyse katılımcılarla, konuşmacılarla ve öğretim görevlileriyle iletişim kurmayı, davet etmeyi ve onaylamayı da içerir.

3- Kullanıcılara ve ziyaretçilere yüz yüze ilgi

Müşteri hizmetleri genellikle idari asistanlar için en yaygın görevlerden biridir. Dikkatin odaklandığı kitle her zaman şirketin büyüklüğüne ve iş yönelimine bağlıdır.

Doğrudan halka hizmet veren küçük işletmeler için, idari asistanın müşterilerle tanışması gerekebilir.

Bu olduğunda, çalışmaları şirketin tesislerinden geçişleri sırasında onlara rehberlik etmeyi ve onlara hizmet etmeyi amaçlamaktadır.

Daha büyük şirketlerde, yönetici asistanı, ortaklar veya büyük tedarikçiler gibi başka türden ziyaretçilere katılmak zorunda kalacaktır.

Bu durumda misyonları, gündemlerinin yerine getirilmesinde ve yönetim veya şirketin diğer alanlarıyla görüşmelerinde kendilerine yol göstermektir.

4- Telefon ve sanal ilgi

Müşteri hizmetleri kategorisi telefon ve sanal yardımı içerir. Telefon yardımı durumunda, gündemlerin organizasyonu ve idaresinin yanı sıra müşterilerin ve ortakların oryantasyonu da dahildir.

Sanal dikkat söz konusu olduğunda görevler, müşteri hizmetleri veya bilgi yönetimi için şirket tarafından sağlanan kanallara bağlı olacaktır.

Bazı durumlarda, gerektiğinde e-posta işlemeyi, mesajları yanıtlamayı, iletmeyi veya arşivlemeyi içerir.

Diğer durumlarda, sanal iletişim kanalları daha çeşitli olduğunda, sohbet sistemleri aracılığıyla halka katılmak veya hatta şirketin sosyal ağları aracılığıyla soruları yanıtlamak gibi başka görevler de dahil edilebilir.

Büyük şirketlerde, özellikle bu iletişim kanallarına katılmaya odaklanmış personelin olması olağandır. İşletmeler küçük olduğunda, bu görev genellikle idari asistanlara bırakılır.

5- Gündemlerin idaresi

Gündemleri yönetmek genellikle idari asistanlar için en önemli görevlerden biridir.

Bu sorumluluk, randevu ve toplantı taleplerinin telefonla, şahsen veya internet üzerinden alınmasını ve belirlenen kriterlere göre gündemde düzenlenmesini içermektedir.

Aynı zamanda şirket içi ve dışı toplantıların, iş yemeklerinin ve iş gezilerinin planlanmasını da içerir.

İkinci durumlarda, gerektiğinde uçuş, otel, restoran veya toplantı odası rezervasyonu yapmak da yardımcının sorumluluğundadır.

6- Muhasebe

İdari asistanlar bazen şirket içinde meydana gelen masrafların izlenmesinden ve kaydedilmesinden sorumludur. Bu görevler, belirli harcamaları bir elektronik tabloya kaydetmek gibi basit olabilir.

Bazı durumlarda, asistanın daha karmaşık görevlerin geliştirilmesi için eğitim alması gerekir. Örneğin sorumluluklarınız, muhasebeyi yönetime raporlamayı içerebilir.

Genellikle bu, şirketin büyüklüğüne bağlıdır. Büyük bir şirketin genellikle daha uzmanlaşmış rolleri vardır; bunlarda, muhasebe bilgileri bu amaçla işe alınan bir kişi tarafından yönetilir.

Bununla birlikte, herhangi bir yönetici asistanı için temel becerilerden biri, Microsoft Excel gibi ofis muhasebe yazılımlarında uzmanlaşmaktır.

7- Teknolojik yönetim

Teknolojik kaynakların yönetimi de idari asistanların işlevlerinin bir parçasıdır. Bu anlamda sorumluluğunuz, şirketin işleyişi için gerekli tüm araçların iyi çalışmasını sağlamaktır.

Bu, diğer görevlerin yanı sıra bilgisayar ekipmanında yer alan bilgilerin yedek kopyalarının oluşturulmasını ve antivirüs güncellemesini içerir.

Öte yandan projektör ve dizüstü bilgisayar gibi ekipmanların yönetimini de içerir.

Aynı zamanda kendi sorumluluğu altındaki faaliyetlerin normal gelişimi için gerekli ekipmanın revizyonunu ve bakımını da ifade eder.

Bu, idari asistanın teknik bilgiye sahip olması gerektiği anlamına gelmez. Çalışmaları, özellikle aksaklıkları önlemek için ekipmanın bakımını periyodik olarak gerçekleştirecek teknik personelin işe alınmasından ibarettir.

Referanslar

1. Bucky, J. (2017). Yönetici Sekreterlerin ve İdari Asistanların Görevleri. Thebalance.com'dan kurtarıldı
2. Kariyer geliştirici. (2016). İdari asistan olarak çalışmak - Genelciler için mükemmel bir seçim. Kurtarıldı: kariyerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Tıbbi İdari Asistan Ne Yapar? Kurtarıldı: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). İdari Asistanın Görevleri. Study.com'dan kurtarıldı