BIR SEKRETERIN EN ÖNEMLI 7 IŞLEVI - İŞ - 2024

Bir sekreterin temel işlevleri , gündemi yönetmek, halka hizmet etmek ve gizli bilgileri ele almaktır. Bir ofiste idari yardım görevlerini yerine getirmekten sorumlu kişidir.

Bu pozisyon bir erkek veya bir kadın tarafından tutulabilir, ancak en yaygın olanı onu çalıştıranın kadın olmasıdır.

Genellikle şirket içinde belirli bir hiyerarşiye sahip kişilerin gizli işlerinden sorumludurlar, örneğin yöneticiler, yöneticiler, başkanlar vb. Bu onları, çalıştıkları yöneticinin sağ kolu yapar.

Şirket küçükse, sekreterin ana iş yükü temel ofis görevleriyle ilgilidir.

Dünyadaki bazı ülkeler, çalışmalarına teşekkür etmek ve onu kutlamak için yıl içinde ona özel bir gün ayırmaktadır. Örneğin, Kolombiya, Peru ve Meksika'da sekreterler günü 26 Nisan, Venezuela'da ise 30 Eylül.

Bir sekreterin 7 ana işlevi

Bir sekreterin görevi, patronuna, organizasyon içindeki rolünü gecikmeler veya dikkat dağıtıcı unsurlar olmadan tam olarak yerine getirebilmesi için destek ve işbirliği sağlamaktır.

Şirketin niteliği bir sekreterin gerektirdiği işin türünü etkilese de, ana işlevlerinin şunlar olduğu söylenebilir:

1- Gündem yönetimi

Çalıştığı kişinin gündemini güncel tutmak sekreterin sorumluluğundadır. Orada tüm iş taahhütlerinizi ve bazen kişisel taahhütlerinizi yansıtmalısınız.

Ayrıca, işvereninizin ilişkili olması gereken tüm kişi ve kurumların verilerinin kaydını tutmalısınız.

Bir sekreterin gündemi genellikle adına çalıştığı yöneticinin operasyonel günlüğü görevi görür.

2- Kamuoyunun dikkatine

Halka dikkat, sekreterin yapması gereken en temel görevlerden biridir. Çağrıları yanıtlamanız ve nedenlerini ve ayrıca işvereninizin konuyu etkili bir şekilde takip etmesini sağlayan tüm verileri kaydetmeniz gerekir.

Aynı zamanda ofiste ziyaretçi kabul eden kişidir. Bu nedenle sekreterin işyerinin kurumsal imajıyla tutarlı bir imajı sürdürmesi önemlidir.

Buradaki rolü sadece ziyaretçileri selamlamak ve beklemek değil, aynı zamanda şirketin organizasyon kültürü ve iç süreçleri hakkında ilk talimatları ve yönergeleri vermektir.

3- Doküman yönetimi

Bir sekreter, patronundan yazışmaları alan ve yöneten kişi olmanın yanı sıra, işvereninin mektuplarının, bildirimlerinin, notlarının ve e-postalarının çoğunu yazar, okur, yanıtlar ve arşivler.

Bu amaçla, bu tür belgeleri daha hızlı ve çevik bir şekilde hazırlamanıza izin veren belirli yazılım uygulamalarını kullanmalısınız.

Bu yetkinliklerin özgüllüğü, çalıştığınız alanda gerekli olan işin türüne bağlı olacaktır.

Sekreter, patronunun iletişim veri tabanını yönetir ve ofiste toplantı tutanaklarını ve diğer ilgilendikleri belgelerin yanı sıra yazılı yazışmaları da dosyalar.

Normalde önemli toplantılarda tartışılan konuları not alan sekreterdir.

4- Hassas bilgilerin yönetimi (iç ve dış)

İyi bir sekreteri ayıran işlevler arasında, çalıştığı şirketin veya kurumun işleyişi için son derece önemli tüm bilgileri yeterli ve verimli bir şekilde ele almaktır.

Örneğin, herhangi bir zamanda devlet kurumları tarafından talep edilebilecek yasal belgeler üzerinde kontrole sahip olmanız gerekir.

Ayrıca, çevreden veya şirketle ilgili herhangi bir aktörden de bilgilere erişebilirsiniz. Bu bilgiler dikkatli, verimli ve zamanında yönetilmelidir.

5- Ofis organizasyonu

Sekreter, ofis ekipmanlarını ve mobilyalarını çalıştırmalı ve bakımını yapmalıdır: diğerleri arasında telefonlar, fotokopi makineleri, yazıcılar, projektörler, mobilyalar, dosya dolapları.

Sarf malzemeleri ve ofis ekipmanlarının envanterini kontrol eden odur. Aynı zamanda fiziksel ve elektronik dosya sistemlerini de düzenli tutar, böylece bilgiler gerektiğinde kolayca erişilebilir olur.

Sekreter temiz ve düzenli bir çalışma alanına sahip olmalıdır, çünkü bu genellikle şirket dışındaki kişilerin tesislerine girerken gördükleri ilk şeylerden biridir.

6- Sunumların hazırlanması

Normalde bir yönetici, raporlarını bilgiyi özetleyen ve sıralayan sunumlar şeklinde sunmalıdır. Bu görev için genellikle sekreterinden yardım ister.

Sekreterlikte bulunan kişi, orada görünen bilgilerin, patronunun paylaşmak istediği verileri doğru şekilde yansıttığından emin olmalıdır.

Ayrıca, yazım hatası içermeyen bir sunum olmasına ve şirketin grafik kimliğiyle uyumlu olmasına da dikkat etmelisiniz.

7- İdari gözetim

Çalıştığı şirket veya kurumun varlıklarına özen göstermek için gerekli politika ve prosedürlerin takip edildiğinin bilincinde olmak da sekreterin sorumluluğundadır.

Sekreter, patronunun hiyerarşik düzeyine göre, bütçe işlemlerinin detayını yansıtan verilerin doğruluğunu onaylayabilir.

Bir sekreter, yönetim kontrolü ve ofis içindeki kaynakların doğru yönetimi ile ilgilenmelidir.

Sanal sekreter

Çevrimiçi işlerin artmasıyla, çevrimiçi sekreter veya sanal asistan figürü ortaya çıkıyor.

Bu sekreterler, yukarıda açıklanan görevlerin çoğunu uzaktan ancak uzaktan yaparlar. Bu durumlarda sekreterler hizmetleri için saat veya proje bazında ücret alırlar.

Referanslar

1. Para Kültürü (2015). Sekreterin 4 ana işlevi. Kurtarıldı: comofuncionaque.com
2. Kokemüller, Neil (k / f). Bir sekreterin görevlerinin listesi. Work.chron.com adresinden kurtarıldı
3. Pymex (2016). İdari Sekreterin görev ve sorumlulukları. Pymex.pe kaynağından kurtarıldı
4. Şimdi Gönüllü Ol (s / f). Sekreterin rolü nedir? Kurtarıldı: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (k / k). Bir müdür yardımcısı olarak sekreterin görevleri nelerdir? Kurtarıldı: pyme.lavoztx.com