BIR ŞIRKETIN PROSEDÜR KILAVUZU: NE IÇIN, HAZIRLIK - DUDAS - 2026

Bir şirketin prosedürlerin manuel listeleri nasıl adım adım talimatlar olduğu yazılı belgedir için bir çalışma görevi veya nasıl tamamlamak için zaman belirli bir durumla başa o işyerinde ortaya çıkar. Şirketin en iyi uygulamalarını ve ana iş süreçlerinin açıklamalarını içerir.

Bu kılavuz aynı zamanda işin nasıl yapılacağına ilişkin yöntemleri ve standartları da içerir. Prosedür kılavuzunun oluşturulması, şirketin büyümesine, eğitimi basitleştirmesine ve ölçeklendirme becerisini kolaylaştırmasına yardımcı olur.

Bu kılavuz üç halkalı bir ciltleyici, bir ağ paylaşımlı sürücüdeki bir klasör veya prosedürel yönetim yazılımı kullanılarak çevrimiçi olarak yayınlanan otomatik bir sürüm olabilir. Herkes, prosedür kılavuzunun neyden yapıldığını ve birisinin ihtiyacı olduğunda nerede bulunabileceğini anlamalıdır.

Bir prosedür kılavuzu yazmak, belirli bir süreçte yer alan adımların net bir şekilde anlaşılmasını gerektirir. İş büyüdükçe yeni prosedürlere ihtiyaç duyulacaktır. Prosedür kılavuzu aynı zamanda prosedürler kütüphanesi olarak da düşünülebilir.

Kılavuz, yeni işletim prosedürleri için şablon olarak kullanılabilecek örnek prosedürler içerir. Kuruluşun tüm çalışanları, şirket politikaları ve prosedürleri konusunda eğitilmelidir; her zaman bir prosedür kılavuzuna anında erişmeleri gerekir.

Bu ne için?

İyi yazılmış bir prosedür kılavuzunun kullanılmasıyla, bir şirket yeni çalışanların eğitimini daha etkili bir şekilde kolaylaştırabilir.

Eğitimin ötesinde bir prosedür kılavuzu, mevcut ekip üyelerine daha az kullanılan prosedürler hakkında bilgi edinmeleri için bir kaynak sağlar ve kalite kontrolü sürdürürken bunların doğru formalite ile yürütülmesini sağlar.

Çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini anlamalıdır. Süpervizörlerin iş süreçlerini yönetmek için bir prosedür kılavuzuna ihtiyaçları vardır. Standartları belgeleyerek, büyüme, kalite ve müşteri memnuniyeti için neyin önemli olduğunu iletiyorsunuz.

İşlevsel bir alanı etkileyen politikalar ve prosedürler aracılığıyla, ön saflardaki çalışanlar etkili, zaman kazandıran kararlar alma yetkisine sahiptir.

Etkili bir prosedür kılavuzu, departmanlar arası iletişim için uygun yöntemleri sağlar ve personelin gereksiz denetim müdahalesi gerektirmeden günlük iş sorunlarını çözmek için birlikte çalışmasına izin verir.

Prosedür kılavuzunun amacı, hizmeti gerçekleştirmek veya ürünü en düşük maliyetle ve mümkün olan en kısa sürede üretmek için, şirketin hem formlarını hem de iletişim araçlarını yansıtacak farklı içerikler düzenlemek olmalıdır.

Çalışanların iş tatmini ve motivasyonunu yüksek tutma ek faydası vardır.

Nasıl yapılır?

Bir prosedür kılavuzu geliştirmeden önce, politika, temel süreç ve prosedür arasındaki farkı anlamak önemlidir.

- Politika, bir kuruluşun liderliği tarafından uzun vadeli hedefler doğrultusunda eylemlerini yönlendirmek ve sınırlandırmak için formüle edilen ve uygulanan temel ilkeler ve ilgili yönergeler bütünüdür.

- Temel süreç, girdileri ürünlere dönüştürmek için her aşamada bir veya daha fazla kaynak (çalışan zamanı, enerji, makineler, para) tüketen birbirine bağlı ve bağlantılı prosedürler dizisidir. Bu sonuçlar, bilinen bir hedefe veya nihai sonuca ulaşılana kadar bir sonraki aşamaya girdi olarak hizmet eder.

- Prosedür, bir görevi başarıyla tamamlamak için aynı sırayla gerçekleştirilmesi gereken adımlarla (açıkça tanımlanmış başlangıç ​​ve bitiş noktalarını içeren) tanımlanan bir faaliyetler dizisi veya sabit bir hareket tarzıdır.

Temel süreçleri tanımlayın

Şirketin sahip olduğu tüm merkezi süreçler dikkate alınmalıdır. Prosedür kılavuzunda hangi süreçlerin ana hatlarıyla çizileceğini ve haritalanacağını tanımlayarak başlar ve dahil etmek istediğiniz tüm prosedürlerin bir özetini oluşturur.

Her süreç listelenmemiş olsa da, en temel ve en önemlilerini belirlemek önemlidir. Örneğin, bir restoran, belirli bir yemeğin nasıl yapıldığına ilişkin temel işlemleri tanımlayabilir, ancak restoran temizleme süreci de aynı derecede önemlidir.

Her birinin haritalamadan sonra prosedürler kılavuzuna entegre edilebilmesi için ele alınması gereken temel süreçlerin bir listesi oluşturulmalıdır. Taslak, kılavuz yazılmaya başlandığında görevlerden hiçbirinin bırakılmamasını sağlamak için bir kılavuz görevi görecektir.

Bir giriş yazın

El kitabında nelerin yer aldığına, doğrudan kılavuzu kullanacak kişilere, okuyucuların kılavuzu kullanırken neler bekleyebileceklerine ve kılavuzu kullanmanın en iyi yoluna giden kısa bir açıklama ekleyin (ör. 'Baştan sona okuyun end "veya" gereken prosedürleri bulmak için referans olarak kullanın ").

Her işlem için bir akış şeması oluşturun

Her süreç, onu tamamlamak için gerekli olan adımlarla veya görevlerle tanımlanır. Bir adımı kaçırmak, siparişi kaybetmek veya geciktirmek ya da kusurlu bir son ürüne sahip olmak anlamına gelebilir. Bir akış şeması oluşturmak, iş akışını tanımlamaktır.

Bir kılavuzu tamamlamak için her seferinde tek bir işlemle başlamalısınız: ana hattaki ilk işlemle başlayın. İşlemi tamamlamak için gereken adımlar ana hatlarıyla belirtilir, ardından geri dönüp her adımın ayrıntılarını yazarsınız.

Her adımın net ve öz olduğundan emin olun. Her adım, herkesin talimatları izlemesi için yeterli ayrıntı sağlamalıdır.

Örneğin, İnternette bir gereksinimle satış süreci için bir prosedür oluşturduğunuzu varsayalım. İlk olarak, potansiyel müşteriyle bilgileri talep ettikten sonra ilk olarak nasıl iletişime geçildiğine dair bir akış şeması oluşturulur: telefon görüşmesi, e-posta veya kısa mesaj yoluyla.

Potansiyel müşteriye başlangıçta ulaşılamazsa, satış ekibinin her bir kişi için özel komut dosyaları ile kaç kez takip ettiği hesaplanır.

Müşteriyle iletişime geçildiğinde, müşterinin ürünü satın alıp almadığına veya beklemeye karar vermesine bağlı olarak farklı bir komut dosyası ve bir dizi takip atanır.

Prosedürü okuması için başkasına verin

Bir iş arkadaşınızın veya tanıdığınız birinin okuması ve yazılan talimatları izlemesi önemlidir. Tamamlayamadığınız veya anlamadığınız adımlar varsa bu kişi değerli geri bildirim sağlayabilir.

Prosedür, yorumlara dayalı olarak hata ayıklanır. Talimatları yeniden yazmanız, düzenlemeniz veya eklemeniz gerekebilir.

Kontrol listeleri ve formlar oluşturun

Herhangi bir işlem için ekip üyelerinin bir formu veya kontrol listesini takip etmesi daha kolaydır. Bu nedenle, haritalanan sürece dayalı olarak ayrıntılı bir şablon geliştirilmelidir.

Müşteri girdiğinde belirli bilgileri toplamanız gerekiyorsa, şablonda gerekli tüm bilgilerin kısa ve öz bir şekilde sunulduğundan emin olmalısınız.

Ekip üyelerinin prosedürün gösterdiği her şeyi hatırlayacağı varsayılmamalıdır, özellikle de müşteri karşısına oturduğunda. Kontrol listeleri ve formlar, akış şemasına ve süreç adımlarına ek olarak entegre edilmelidir.

Bir prosedür kılavuzuna entegre edin

Her sürece bir akış şeması atandıktan ve tüm destekleyici belge şablonları oluşturulduktan sonra, bunlar eksiksiz bir prosedür kılavuzuna entegre edilir. Kılavuz departman bazında düzenlenmiştir.

Örneğin, prosedür kılavuzunda "Satış", "İşlemler" ve "Dağıtım" bölümleri bulunabilir. Her bölüm, genellikle ürünlerin genel teslimatında her bir temel işlemin gerçekleştirilmesi sırasına göre, o bölümün temel süreçlerine ayrılmıştır.

"Dağıtım" bölümünde "Siparişi alın", "Teslimat için paket", "Nakliye" ve "Takip" gibi birkaç ana işleminiz olabilir.

Prosedür kılavuzu, bir içindekiler tablosu ile düzenlenmiştir ve her prosedür, kalın bir başlık başlığı ile açıkça listelenmiştir.

Kılavuzun adı, içindekiler tablosu, giriş ve içindekiler sırasına göre prosedürler ile bir başlık sayfası eklenmiştir.

Ekip üyelerinin, departmanlarındaki ilgili prosedürleri bulmalarına yardımcı olmak için kılavuzu kolayca gözden geçirmeleri için sekmeler bile yerleştirilebilir.

Son olarak, kopyalar yapılır ve dağıtılır. Sürekli geri bildirimi teşvik edin ve gerektiğinde kılavuzu güncelleyin. Politikaları ve prosedürleri kullanan her işlevsel konumun belirlenmiş bir alanında bir kılavuz bulunmalıdır.

Örnekler

-Hamburgerleri belirli bir şekilde pişirmek için manuel.

-Yangın, deprem veya doğal afet durumunda nasıl davranılacağına dair kılavuz.

-Müşteri şikayetleri veya agresif bir müşteri ile nasıl başa çıkılacağına dair kılavuz.

-Personel seçim sürecini yürütmek için manuel.

Bir restoranda nasıl çalışılacağını bilmek için manuel.

Referanslar

1. Kimberlee Leonard (2017). Standart İşlem Prosedürleri El Kitabını Nasıl Yazabilirim? Küçük İşletme - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Politikalar ve Prosedürler Kılavuzu Nedir? Bizmanualz. Alındığı: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Prosedür El Kitabının Tanımı. Alındığı: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Prosedür El Kitabının Amacı Nedir? Bizmanualz. Alındığı: bizmanualz.com.
5. Şablon Laboratuvarı (2018). 37 En İyi Standart Çalışma Prosedürü (SOP) Şablonları. Alınan: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). STANDART BİR ÇALIŞTIRMA PROSEDÜR KILAVUZU OLUŞTURMAK İÇİN 8 ADIMLI KILAVUZ. Lern. Alınan: blog.lern.org.