İŞ DÜNYASINDA OFIS: IŞLEVLER, EKIPMAN VE MALZEME - İŞ - 2025

İş dünyasında ofis alınan ve verilen veri faaliyet veya faaliyetlerin normal gelişimi için kuruluş tarafından gerekli bilgi sunmak amacıyla, işlenir şirketin bir kısmını temsil eder.

Uzmanlaştığı şube ne olursa olsun, mal veya hizmet üreten her şirketin, operasyonu yönetmek ve diğer idari işlevleri yerine getirmek için bir dizi insana ihtiyacı olduğu için önemi verilmiştir. Bu insanların çoğu ofislerde çalışıyor.

Bir ofisteki personel sayısı değişebilir, ancak türü veya boyutu ne olursa olsun tüm kuruluşlar, ofis çalışanlarının günlük görevleri yerine getirmesini gerektirir. Ofis çalışanları, bir işletmenin birçok farklı yönünü yönetir.

Bu yönler, muhasebe, kelime ve veri işleme, telekomünikasyon ve diğer faaliyetleri içerir. İmalattan nakliyeye kadar ekonominin tüm sektörlerinde ihtiyaç duyulmaktadır.

Teknoloji, ofise temel bir katkı sağlar: daha kısa sürede daha fazla işin yapılmasına izin verir.

Özellikleri

- Ofis tarafından sağlanan önemli hizmetler, teşkilatın diğer departmanlarına ofis olmadan çalışamayacak hem idari hem de diğer hizmetleri içermektedir.

- Ofis, bir organizasyonda insan vücudundaki beyin kadar önemlidir. Dolayısıyla ofis, şirketin beynidir. Farklı iç ve dış kaynaklardan bilgi toplar, bunları yönetime sunmak için kaydeder, düzenler ve analiz eder. Ofiste geçmiş ve şimdiki her türlü bilgi mevcuttur.

- Ofis aynı zamanda bir aracı görevi görür. Dış dünyayı farklı departmanlara bağlar ve bunun tersi de geçerlidir. Tüm satış siparişleri ofis aracılığıyla alınır. Organizasyonu müşteriler, tedarikçiler, hükümet ve genel halkla birbirine bağlar. Modern ofislerde halkla ilişkiler çok önemlidir.

- Tüm ticari faaliyetlerin kalbidir; idari bir sinir merkezi gibidir. Satın alma, satış, finansman ve iletişim bilgileri ofisten dolaştırılır.

- Kontrol merkezidir; şirket politikalarının eyleme geçme aracıdır. İş büyüdükçe, her lider kendi kararlarını ve eylemlerini alma yetkisine sahip olur. Böylece, yönetimin planlarını ve politikalarını özetlemesini kolaylaştırmak için her departmanın kendi ofisi olacaktır.

Ofislerde gerçekleştirilen bazı temel eylemler şunlardır:

• Toplantılar.
• Dikkat çek.
• Şirketin stratejisi üzerinde anlaşın.
• Hedefler üzerinde anlaşın.
• Fiziksel ve bilgisayar dosyalarının organizasyonu.
• Müşteri desteği.
• Belgelerin yazdırılması ve kopyalanması.

Ekipman ve malzemeler

Ofis ekipmanları daha fazla otomasyona izin verecek şekilde gelişti. Ofis otomasyonu, insanların eskiden yaptığı tekrarlayan ve sıkıcı görevleri yapmak için makineleri kullanmak anlamına gelir. Bilgisayarlar ayrıca çalışanların işlerini daha hızlı ve verimli bir şekilde yapmalarına yardımcı olur.

Bir ofiste bulabileceğimiz ekipmanlar arasında şunlar yer almaktadır:

İş telefon sistemi ve masa telefonları

Müşteriler ve tedarikçilerle doğrudan iletişim için kullanılan ana araçlardır.

Bilgisayarlar

Şu anda herhangi bir ofisin can damarı olan bilgiyi işlemek için. E-posta sayesinde iletişim için de gereklidirler.

Bilgisayar ağı ve internet bağlantısı

Bilgi şirketin can damarı ise, bilgisayar ağları bu bilgiyi işin tüm alanlarına yönlendiren arterlerdir. Yerel ağı İnternet'e bağlamak için Ethernet kabloları, yönlendiriciler ve bir modem gereklidir.

Çok işlevli yazıcılar

Bilgi dijital olduğunda basmak istiyoruz, basılmışsa taramak istiyoruz. Öte yandan, onu almak veya faksla göndermek istiyoruz. Bu takımlar hepsini yapıyor.

Kağıt öğütücüler

Basılı kağıt üretilirken genellikle imha edilmesi gerekir. Ofis, tuttuğu bilgilerden sorumludur.

Fotokopi makineleri

Belgelerin kopyalarını yapmak için gereklidir.

Video projektörler ve ekranlar

Toplantı odasındaki sunumlar için kullanılır.

Tüccarlar için ekipman

Satış noktası makineleri ve yazarkasalar.

Mobilya

Bir ofisteki mobilyaların içinde şunları bulabiliriz:

• Sandalyeler
• Masalar
• Hücreler
• Dolaplar
• Kilim
• Toplantı masaları

Ofis malzemeleri ve malzemeleri

Bir ofisin işletilmesi için gerekli olan bazı malzeme ve malzemeler şunlardır:

- Beyaz kağıtlar: Baskılar ve fotokopiler, kısa notlar yazmak ve yazı tahtası sunumları için kullanılır.

- Rulo kağıt: termal faks kağıdı, etiket bandı, satış noktası kağıdı.

- Önceden basılmış formlar: faturalar, vergi beyannameleri, maaş taslakları, masa takvimleri.

- Etiketler ve yapışkan kağıt: klasörler, fiyat etiketleri ve yapışkan notlar

- Yazdırma sarf malzemeleri: mürekkep kartuşları ve toner kartuşları.

- Taşınabilir depolama ortamı: USB çubukları ve hafıza kartları.

- Mekanik tutturucular: ataç ve kelebek tipi, zımba telleri.

- Kimyasal bağlantı elemanları: şeffaf bant, yapıştırıcı.

- Temizlik malzemeleri: paspaslar, çöp kutuları, geri dönüşüm kutuları, süpürgeler, sabun, oda spreyleri, dezenfektanlar, kağıt havlular ve tuvalet kağıdı.

- Küçük makineler: zımbalar, zımbalar, zımba teli çıkarıcılar, lastik damgalar, numaralandırma makineleri ve kalem açıcılar.

- Fiziksel depolama: klasörler, zarflar, kutular, raflar ve masa düzenleyicileri.

- Yazma ve düzeltme malzemeleri: kurşun kalemler, kalemler, keçeli kalemler, düzeltme bandı, düzeltme sıvısı ve silgiler.

Bir ofisteki iş örnekleri

Web sitelerinde ve gazetelerde yazarlar / editörler

Yazarlar ve editörler, ister çalışma ekibinde ister evden çalışıyor olsunlar bir ofiste çalışırlar. Yazarlar basılı yayınlar, web sayfaları ve bloglar için içerik oluşturur. Editörler yazılan içeriği düzeltir.

Resepsiyonistler

Bir resepsiyonist, bir ofiste müşterileri ve satıcıları karşılamakla, e-posta yazmakla, telefon görüşmelerini yanıtlamakla, mesaj almakla, e-posta göndermekle, belirli çalışanlara telefon görüşmeleri iletmekle ve dosyalamakla meşgul.

Müşteri hizmetleri temsilcisi, müşterilere yardımcı olmak için çalıştıkları işin yanı sıra ürün ve hizmetleri hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Çağrıları ve e-postaları cevaplamalı, sipariş almalı ve geri ödeme yapmalısınız.

Muhasebeciler

Muhasebeciler veya muhasebeciler bir ofis ortamında çalışır. Görevleri arasında vergilerin hazırlanması, faturaların ödenmesi, ödemelerin alınması yer alıyor.

Yöneticiler

Ofis yöneticileri, ofisin işlerini yönetir. Görevleri, işe alma, işten çıkarma veya personel işlerini planlamak, görevleri devretmek, yeni çalışanları eğitmek, ofis politikaları oluşturmak ve uygulamak, çalışma ekibini denetlemek, durumları çözmek ve bilgisayar sistemlerini sürdürmek arasında değişebilir.

Dikkat-Çağrı merkezleri

Çağrı merkezinde çalışan kişilerin çalıştıkları şirketin müşterilerinden gelen telefon çağrılarını cevaplamaları gerekmektedir. Soruları yanıtlamanız, şikayetleri almanız ve siparişleri işlemeniz gerekir.

Referanslar

1. Rob Waugh (2017). Ofis teknolojisi için sırada ne var? Telgraf. Küçük İşletme Bağlantısı. Alındığı: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Bilgisayarlara ve Ofise Bakan İş - GÜNÜMÜZÜN OFİSİ, İŞ İŞ GÜCÜ, İŞTEKİ TRENDLER, FİNANS DÜNYASI. Careers.stateuniversity.com adresinden alınmıştır.
3. Lucy Kellaway (2013). Bilgisayar ofisi nasıl sonsuza kadar değiştirdi. BBC haberleri. Bbc.com'dan alınmıştır.
4. Wikipedia, özgür ansiklopedi (2018). Büro Yönetimi. En.wikipedia.org adresinden alınmıştır.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Office temelleri. Alınan: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). İş Kurmak için Temel Ofis Ekipmanları. Denge İşlemleri ve Teknolojisi. Alınan: thebalance.com.