İDARI SÜREÇ: KAVRAM, ÖNEMI, AŞAMALARI, ÖRNEKLERI - DUDAS - 2024

İdari işlem bir organizasyonun tüm hedeflere ulaşmak amacıyla yürütülen yönetim, planlama ve analiz prosedürdür. Bir şirkette var olan süreçleri görmenin ve sonra kontrol etmenin, daha iyi iş yapma yollarını resmileştirmeyi ve oluşturmayı amaçlayan bir yoludur.

Yani, farklı süreçlerin bir işletmenin stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirilmesi, bu süreçler için ölçüm sistemlerinin kurulması ve süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesi için yöneticilerin eğitimi ve organizasyonu anlamına gelir.

Kaynak: Pixabay.com

Bu nedenle, idari süreç, bir işletmenin süreçlerinin nasıl çalışıldığını, tanımlandığını, değiştirildiğini ve sorunsuz bir şekilde işlemesini ve zaman içinde iyileştirilebilmesini sağlamak için nasıl izlendiğini içerir.

Daha iyi ve daha karlı bir organizasyonla sonuçlanacağından, süreçlerin verimli ve etkili olmasını sağlamak için etkili bir metodolojidir. Aslında, belirli bir hedefe ulaşmak için gerçekleştirilen bir dizi faaliyet veya işlem anlamına gelir. Bir şeyler yapmanın sistematik bir yoludur.

Örneğin bir fabrikada bir üretim süreci vardır. Benzer şekilde, idari süreçte, kaynaklar ve insan çabası belirli hedeflere ulaşmak için düzenli bir şekilde kullanılır. Bu süreç, yöneticilerin gerçekleştirmesi gereken rolleri önerir.

İdari süreç kavramı

İdari süreç, bir şirketin belirlenen hedeflere ulaşmak için faaliyetlerinin organizasyonu ve koordinasyonu olarak tanımlanabilir. Malzemeler, makineler ve parayla birlikte bir üretim faktörü olarak dahil edilmiştir.

Bu politikaların hedeflerine ulaşmak için politika oluşturma, planlama, organizasyon, kaynakların yönlendirilmesi ve kontrolü işlevlerinin katılımını ve bağlantısını ifade eder.

Günümüzün rekabetçi ve karmaşık iş dünyasında bu kavram özel bir önem kazanmıştır. Bu nedenle, bu sürecin verimli yönetimi, bir iş biriminin hayatta kalması için kesinlikle gereklidir.

Genel işletme yönetimi

İdari süreç, herhangi bir işletme veya kuruluşta yaygın olarak kullanılmaktadır. İşe hayat veren unsurdur. Bir iş biriminin verimli bir şekilde yönetilmesi beklenir. Bu tam olarak yönetimde yapılan şeydir.

Düzenli bir şekilde iş yapmak esastır. Bir şirketin işinin tüm yönleriyle ilgili hayati bir işlevdir.

İdari süreç kavramı geneldir ve işin tüm yönlerini kapsar. Başka bir deyişle, iyi tanımlanmış hedeflere ulaşmak için çeşitli mevcut kaynakları en iyi şekilde kullanmayı amaçlayan dinamik bir süreçtir.

Kaynaklar; insanlar, malzemeler, para, makineler, yöntemler ve pazarlardır. Sonuç, hedefe ulaşma şeklinde görünür. Verimli bir idari süreç yoluyla elde edilebilen girdilerin yönetiminin nihai etkisidir.

karakteristikleri

Gelişme

İdari süreç tek seferlik bir uygulama olmamalıdır. Süreçlerin sürekli bir değerlendirmesini içermeli ve toplam akışlarını iyileştirmek için eylemler içermelidir. Bütün bunlar, organizasyonun sürekli bir değerlendirme ve iyileştirme döngüsünü gerektirir.

Mevcut işlemler değiştirilir

Tamamen yeni veya "mükemmel" süreçler kurmak yerine, elde edilen kazanımların bozulmasını önlemek için mevcut süreçler iyileştirilmelidir.

Sürekli süreç

Sürekli bir süreçtir ve farklı kademelerde çalışan farklı yöneticiler tarafından yürütülür. Yöneticilerin iyi tanımlanmış hedeflere ulaşmak için insan çabalarını planladığı, organize ettiği, yönlendirdiği, koordine ettiği ve kontrol ettiği farklı bir süreçtir.

İdari sürecin önemi Ne için?

Yön, koordinasyon ve kontrol

Birçok kişi iş hayatında birlikte çalışır ve verimliliklerini artırmak için uygun rehberliğe ihtiyaç duyar. Yönlendirilmezlerse insanlar kendi istekleri doğrultusunda çalışacak ve şirketin düzenli bir şekilde çalışması mümkün olmayacaktır.

Bu nedenle, idari süreç, iş faaliyetlerini planlamak, çalışanları doğru yönde yönlendirmek ve son olarak da en uygun sonuçları elde etmek için çabalarını koordine etmek için gereklidir.

İş hedeflerine düzenli bir şekilde ulaşılması

İş hedeflerine düzenli ve hızlı bir şekilde ulaşmak için verimli bir idari sürece ihtiyaç vardır.

Kaynakların optimum kullanımı

Mevcut insan ve fiziksel kaynakların optimum kullanımını kolaylaştırır ve bu da bir şirketin ilerlemesine ve refahına yol açar. Her türden israf bile ortadan kaldırılır veya en aza indirilir.

Rekabet gücü

Rekabet gücü gelişir. Bu, şirketin varlıklarını ve karlarını geliştirmesine ve genişletmesine olanak tanır.

Çalışan motivasyonu

Böylece verilen işe daha fazla ilgi ve inisiyatif sahibi olurlar ve şirketin üretkenliğini ve karlılığını artırmaya yardımcı olurlar.

Ayrıca ekip çalışması ruhunu geliştirerek, iş hedeflerine hızlı bir şekilde ulaşmak için çabalarını koordine etmek.

Etkili yönetim

Toplum, endüstriyel gelişme, farklı sosyal gruplar için adalet, tüketici memnuniyeti ve refah açısından faydalar elde eder.

Yöneticilerin etkin kullanımını sağlar

Yöneticilerin etkin kullanımı, deneyimlerinin, becerilerinin ve olgunluklarının faydalarının şirkete sunulmasını sağlar.

Sorunsuz çalışmayı sağlar

Bir firmanın uzun süre düzenli ve sürekli çalışmasını garanti eder. Aynı zamanda bir şirketin verimliliğini, üretkenliğini ve karlılığını da artırır.

Güçlü bir organizasyon oluşturun

Olumlu ya da olumsuz her durumla kolaylıkla ve güvenle karşılaşabilecek sağlam bir organizasyonun gelişmesini garanti eder.

İdari sürecin aşamaları

Planlama

İstenilen sonuçlara veya hedeflere ulaşmak için bir eylem planı belirlemeyi içerir. Diğer tüm yönetim fonksiyonları bu aşamaya bağlıdır ve buna bağlıdır.

Sorunları çözmek için bir araç görevi görür. Gelecekteki sorunları görselleştirmeye yardımcı olur ve yönetimin olası çözümlere odaklanmasını sağlar.

organizasyon

Kaynakları toplamak ve bunları hedeflere ulaşmak için uygun şekilde kullanmak anlamına gelir. Hem süreç hem de yapıdır.

Bir iş planını yürütmenin yollarını ve araçlarını oluşturmayı temsil eder. Ek olarak, planın uygulanmasını kolaylaştıran yeterli bir idari yapı sağlar.

Departmanlaşma, kontrolün kapsamı, yetki devri, patron-ast ilişkisinin kurulması ve işletmenin çeşitli faaliyetlerini koordine etmek için mekanizmaların sağlanması gibi farklı yönleri içerir.

Adres

Bu aşama, astların moralini yönetmeyi ve yükseltmeyi içerdiği için oldukça tamamlandı. Aynı zamanda iletişim kurmayı, yönlendirmeyi ve motive etmeyi de içerir.

İnsanlara işi doğru şekilde yapmaları için yol göstermeyi ve talimat vermeyi amaçlar. Liderlik, her seviyedeki yöneticilerin sorumluluğundadır.

Açık bir plan ve güçlü bir organizasyon sahneyi kurar, ancak bir yöneticinin personelini hedeflere ulaşması için yönlendirmesi gerekir.

Koordinasyon

Bir organizasyonun düzenli çalışması için farklı departmanların faaliyetlerini entegre etmek esastır.

Yönetici, sorumlu olduğu işi koordine etmelidir. Yönetimin özüdür ve bireylerin faaliyetlerine net bir yön sağlar.

Organizasyonda eylem birliği sağlayarak israf ve sürüklenmeyi de önler.

Kontrol

Bireylerde yanlış eylemlerden kaçınmak gerekir. Kontrol, üç genel yönü içerir:

- Performans standartlarını belirleyin.

- Devam eden çalışmayı ölçün ve elde edilen sonuçları yorumlayın.

- Gerekirse düzeltici eylemi gerçekleştirin.

İş planları otomatik olarak olumlu sonuçlar vermez. Yöneticiler, iş planının başarısına ulaşmak için etkili kontrol uygulamalıdır. Kontrol, denetim niteliğinde devam eden bir faaliyettir.

Aşama örnekleri

- Bir şirkette

Şirketlerin ulaşılması gereken hedefleri ve ulaşılacak hedefleri vardır. Ürünlerin son kullanıcılara teslimi veya müşteri memnuniyetini sağlayacak hizmetlerin sağlanması olabilir.

Hammaddelerin parçalara dönüştürülmesi ve daha sonra nihai bir ürün oluşturmak için bir araya getirilmesi olabilir. Ayrıca şirketin tüm finansal işlemlerinin uygun kaydı olabilir.

Bu hedeflere ulaşmak, bir dizi görev ve faaliyet gerçekleştirmeyi gerektirir. Mantıksal olarak ilişkili olan ve mantıksal bir akışı izleyen bu faaliyetler veya görevler kümesine yönetimsel süreçler denir.

Şirketlerin doğası, yapısı ve hatta ait oldukları sektör ne olursa olsun günlük operasyonları temelde idari süreçlerden oluşmaktadır.

Bu şekilde üretim, idari bir süreç olarak kabul edilir, ancak ürün montajı ve kalite güvencesi gibi diğer idari süreçleri nasıl içerdiğini de düşündüğünüzde çok geniştir.

Finans aynı derecede geniştir ve faturalama ve bütçeleme gibi küçük ama hayati süreçleri içerir.

- Hemşirelikte

İdari süreç, çok sayıda iş rolünü ve birkaç çalışma ekibinin işbirliğini içeren çok telaşlıdır.

Planlama

Hemşirelik politikalarının oluşturulmasına, güvenlik önlemlerinin oluşturulmasına ve personele yönelik eğitim programlarının yürütülmesine yardımcı olmak için hekimlerle toplantılar yapılmalıdır.

organizasyon

Çeşitli ekiplere sahip olmak, işi kolaylaştırır ve aynı zamanda çok zaman kazandırır. Ekipler destek personeli, hemşire, doktor, acil servis vb. Olabilir.

Bu ekiplerin ortak çabaları, tüm revirin düzgün işleyişini etkiler.

Adres

Personel, hemşirelikte olumlu değişiklikler yapmaya teşvik edilmelidir. Teşvik, ödüller, teşvikler ve hatta sözlü bir değerlendirme şeklinde verilebilir.

Koordinasyon

Hastanenin düzgün işleyişine dikkat etmeli ve ayrıca tüm soruların yanıtlanmasını sağlamalısınız.

Çoklu görevin bir gereklilik olduğu bir iştir. Çalışan bağlılığının olması önemlidir.

Kontrol

İdari süreç, her bölüm başkanının raporlarını periyodik olarak sunmasını sağlar.

Bu, bütçeyi korumaya, hastalara yapılan hataları tartışmaya ve bu hatalara karşı önlem almaya yardımcı olur.

- Sağda

Hukuk firmalarının çok net prosedürleri var. Bu prosedürler, sunulan hizmetlerin iş akışlarını ve iyileştirme fırsatları bulmak için periyodik olarak gözden geçirme metodolojisini içerir.

Yerleşik idari süreçler, uygun yönetim ve otomasyona açık bir fikirle, hukuk uygulaması verimli bir şekilde yürütülebilir.

Müşteri belgelerinden dahili ve muhasebe süreçlerine kadar, belgeleri yönetmek için bir tür sisteme sahip olmak hayati önem taşır.

İyi bir sistem güvenli, güncel, gezinmesi kolay ve yüksek düzeyde erişilebilir olacaktır. Çalışanlar, nerede ve ne zaman ihtiyaç duyduklarına bakılmaksızın işleriyle ilgili her şeye erişebilmelidir.

Tamamlanan belgelerin doğruluğunu onaylayan veya çalışanların mahkemeye çıkmadan önce gerekli tüm belgelere sahip olmalarını sağlayan bir süreç oluşturmak en iyisidir.

Politikaları uygula

Çalışanların yerleşik politikalara uymasını sağlamak önemlidir. Her şeye tutarlı bir yaklaşıma sahip olmak, hem içeride hem de dışarıda birleşik bir cephe oluşturmak için hayati önem taşır.

- Eğitimde

Akademik hedeflerin belirlenmesi, çabaların organize edilmesi, iç ve dış politikaların yanı sıra öğrenciler ve öğretim, teknik ve idari personel için yeterli düzenlemelerin oluşturulması ve uygulanmasını ifade eder.

Bu, verimli yönetimi ve uygun bir öğretme-öğrenme sürecini geliştirmek için eğitim koşullarını oluşturmak içindir. Bu amaca ulaşmak için aşağıdaki faaliyetler gereklidir:

- Öğretme-öğrenme sürecinin, pratiği teori ile birleştirerek ve ayrıca okulun bulunduğu ve öğrencinin bulunduğu çevreyi dikkate alarak geliştirildiğini kontrol edin.

- Hedeflere ulaşmayı mümkün kılan prosedür ve yöntemlerin uygulanmasını değerlendirin.

- Her sınıf için çalışma programlarının kullanımını optimize etmek için en uygun stratejileri kullanın.

- Öğretmenlerin ve öğrencilerin çalışmalarını değerlendirmek için prosedürler oluşturun.

organizasyon

Eğitim topluluğunu oluşturanlar, bunlara uygun hareket etmenin yanı sıra niteliklerini ve işlevlerini bilmelidir.

İdari birimin her bir personel üyesinin öngörülen görevlerini yerine getirmesi için çalışma programları ve komisyonlar atanmalıdır.

- Pazarlama / pazarlamada

Pazar araştırması yapın

Bir ürün yeniyse, şirket muhtemelen ürünün gelecekteki beklentilerinin farkında değildir.

Pazarın hangi ürüne ihtiyacı olduğunu, yeni ürünün cirosunda beklenen artışın ne olacağını vb. Bilemezsiniz. Bu sorular pazar araştırmasıyla cevaplanır.

Strateji geliştirin

Segmentasyon, hedefleme ve konumlandırma, pazarlama stratejisinin bir parçasıdır. Bununla birlikte, pazarlama yapısına karar verme ve konumlandırma stratejisini doğru yapma ile de ilgilenirler.

Pazarlama planı yapın

Şirketin nerede olduğunu ve belirli bir süre içinde nereye gitmek istediğini analiz etmek için bir plan hazırlanır.

Satıcı, doğru yolda olup olmadığını analiz etmek için istediği zaman plana başvurabilmelidir.

Kontrol

Bir ürün piyasaya çıktığında, müşteriler onu geliştirmek için daha fazla fikir verebilir.

Bu fikirler, fikirlerin geçerliliğini bulmak için pazar araştırması yapan pazarlama departmanı tarafından değerlendirilir.

Referanslar

1. Gaurav Akrani (2010). Yönetim Fonksiyonları ve Süreci, Yönetim Düşüncesi. Kalyan Şehri. Alınan: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). 4 Yönetim Sürecinin Fonksiyonları: Planlama, Organizasyon, Liderlik, Kontrol. Alındığı: iedunote.com.
3. Çalışkan Adam (2019). Yönetim ve Yönetim Süreci. Alındığı: studiousguy.com.
4. Asya Hastaneleri ve Sağlık Yönetimi (2016). Başarılı Hastane Yönetimine Yönelik Önerilen 8 Adım. Alınan: blog.asianhhm.com.
5. Hitesh Bhasin (2018). Pazarlama yönetimi süreci. Marketing91. Alındığı: marketing91.com.
6. Vanessa Maradiaga (2019). Eğitici yönetim. Eğitici yönetim. Alındığı: administracionedu.blogspot.com.
7. Martin (2017). İş Süreçleri Yönetimi Yaşam Döngüsü. Cleverism. Cleverism.com'dan alınmıştır.