YAZIŞMA BIRIMI: IŞLEVLER, YAPI, ÖNEM - KÜLTÜR KELIME - 2025

Yazışma birimi , sınıflandırmakta, kayıt alan bir iş istasyonu ve merkezi farklı bölümler arasındaki bir kuruluşun tüm üyeleri için, iç ve dış iletişim ve belgeleri dağıtır. Amacı, alıcılarına verimli, hızlı ve en iyi koşullarda teslim edilmesini garanti etmektir.

Özel ve kamu kuruluşları veya şirketler, yazışma kontrol süreçlerini kolaylaştırmak için bu belge yönetimi programını uygular. Organizasyonel dinamiklere entegre olan ve şirket hedeflerine ulaşılmasını sağlayan bir süreçtir.

Yazışma birimi, bir şirket içinde bilginin verimli ve hızlı bir şekilde teslim edilmesini sağlar. Kaynak: Pixabay.com

Eski arşivlerden dijital çağa kadar, bu departmanın organizasyon yöntemi, ilgilenilen belgesel bilgilere kolay erişim sağlamak ve kontrol kayıtlarını, dosyaları, prosedür kılavuzlarını ve tüm geçmişini korumayı amaçlamaktadır. fiziksel ve / veya dijital formatta şirket.

Şu anda, fiziksel dosya kaybolma eğiliminde olduğundan ve kağıt tüketiminden kaçınıldığından, çevresel çevre üzerinde olumlu bir etkisi olan belge yönetimini hızlandırmak için geliştirilmiş yazılımlar bulunmaktadır.

Aynı şekilde, yazışmaların intranet ve extranet yoluyla teslimi veya alınması daha dinamik ve hızlı hale getirilir.

Özellikleri

Yazışma birimi, sağlanan iş veya hizmete özgü bilgileri içeren yazışmaları ve idari ve organizasyonel faaliyeti desteklemek için tüm hayati belgeleri belgelemek, düzenlemek ve verimli bir şekilde dağıtmak için belirlenmiş özel işlevlere sahiptir.

Yazışma biriminin belirli işlevleri şunları içerir:

- Belgelerin giriş ve çıkışlarını kontrol edin.

- İletişimi ilgili alanlara dağıtın.

- Dahili ve harici olarak üretilen yazışmaları ve iletişimleri işleyin.

- Belgeleri tarayın.

- Şirketin belgesel fonunun belgelerini sipariş edin, sınıflandırın ve açıklayın.

- Belgesel üretimini koruyun ve kontrol edin.

- Üretilen veya alınan yazışmalara ardışık numaralar atayın (dosyalama).

- Saklanması gereken belge ve yazışmaları seçin ve bunları merkezi arşive aktarın.

yapı

Yazışma birimi firma veya kurumun büyüklüğüne ve özelliklerine göre düzenlenir. Genellikle iki alt birime bölünmüş bir karargaha bağlıdır: biri giriş ve diğeri çıkış için.

Her alt birimin, hem iç hem de dış yazışmalarla ilgili her şeyin idaresini ve kontrolünü amaçlayan belirli işlevleri vardır. Bu tür birimler aşağıdaki şekilde yapılandırılmıştır:

Liderlik

Belgelerin üretimini, dağıtım yöntemlerini, yazışmaların gönderilip alınmasını ve departman üyelerinin görevlerini rasyonelleştiren, standartlaştıran ve düzenleyen yönetmelik ve politikaları tanımlar. Yani, koordineli bir şekilde, belge ve arşiv yönetimi sürecini ve verimli sistematizasyonunu birleştirirler.

Eşleşen alt birim

Şirket tarafından oluşturulan politika ve yönetmeliklere göre doküman yönetimi alanında dağıtım ve kontrol yöntemlerinin uygulanmasından sorumludur. Bu ikiye ayrılır:

Gelen yazışma

Kurumun farklı departmanlarına gelen ve yönlendirilen belgelerdir. Bu alanda belgeler alınır. Makbuzun kabulünü mühürlemeden önce aşağıdakilerin doğrulanması gerekir:

- Gerçekten de kurum veya şirket için tasarlanmıştır.

- Konu kurum veya şirkete özgüdür.

- Usulüne uygun şekilde mühürlenmiş ve imzalanmışlardır.

- Varsa ekler tamamlanmıştır. Değilse, talep derhal ihraççıya yazılı veya sözlü olarak yapılmalıdır.

- Alt birim damgası, alındığı tarih ve saat ile birlikte yapıştırılır.

Kontrol ve teslimat

Daha sonra gönderilmesi gereken departmana karşılık gelen sembol yerleştirilerek belgeler sınıflandırılır. Kayıt, giriş tarihi, gideceği departman, kayıt kontrol numarası ve asıl gönderenin verileri gibi ana kontrol verilerine göre yapılır.

Bu dokümantasyon ve sınıflandırma aşamasından sonra, yazışmaların her bir departman veya acenteye gönderilmesinden oluşan dağıtım gerçekleştirilir. Söz konusu daire, alındı ​​belgesi ve anlaşmanın onay damgasını koymaya devam edecektir.

Bir belgenin kuruma hitaben gönderilmediğinin veya yetkisi dahilinde olmadığının tespiti halinde, gerekli açıklama ile menşe gönderene iade edilir.

Giden yazışma

Bu alan, şirketin veya kurumun her bir departmanından yazışma ve belgelerin alınmasından ve varış yerlerine göre organize edilmesinden sorumludur. Aşağıdakileri doğruladıktan sonra ilgili kanallar aracılığıyla gönderimi gerçekleştirecektir:

- Belgeler kurumsal kağıt üzerine yazılmalıdır.

- Belgeler imzalanmalıdır (hem asıl hem de kopya).

- Ekler eklenmelidir.

- Alıcı ve adres bilgileri doğru olmalıdır.

- Check-out ve check-out tarih ve kod ile görünmelidir.

Gönderi için belirlenen veri ve özellikleri gözden geçirip onayladıktan sonra, alındı ​​belgesi vermeye devam ediyoruz.

Bu alan, rotaya göre sınıflandırdıktan sonra varış noktalarına (diğerlerinin yanı sıra kişisel veya doğrudan posta yoluyla, bir değişim yoluyla) gönderme ve teslimat sorumluluğunu üstlenir.

Zarflar etiketlenecek ve içerdikleri belgeler sevk edildikleri şekle göre teslimat kontrollerinde veya faturalarda belirtilecektir. Alındı ​​belgesi olarak kaşeli ve imzalı belgelerin bir kopyasını iade etmelisiniz.

Son olarak, check-out işlemini gerçekleştirmek ve kontrolü sağlamak için alfabetik, sayısal, tematik veya kronolojik sırayla dosyalanır.

Önem

Yazışma birimi hassas ve son derece gizli bir alandır. Kurum içi ve dışı ilişkilerin ve iletişimin etkin ve zamanında yürütülmesi buna bağlıdır.

Yazışma biriminin önemi, kurum veya şirketin hafızasını oluşturan belgelerin muhafazasını, muhafazasını ve muhafazasını garanti etmesi gereken şeyin bu olmasına dayanır.

Temel amaç, işletme içinde ele alınan yazılı bilgilere zamanında erişim sağlamaktır.

Referanslar

1. Santiago de Cali Üniversitesi'nde "Yazışma Birimi". 8 Temmuz 2019'da Santiago de Cali Üniversitesi'nden alındı: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "Şirketinizin kayıtlarını doğru şekilde oluşturmak ve düzenlemek için 4 adım" Bunlar kağıt değildir. 8 Temmuz 2019'da No paper: nosonpapeles.com'dan alındı
3. Escobar, C. Faaliyetlerde "Belgelerin Organizasyonu". 8 Temmuz 2019'da Etkinlikler'den alındı: blogspot.com
4. Kolombiya Ulusal İtfaiye Departmanında "dosyalama ve yazışmalar için dahili düzenlemeler". Kolombiya Ulusal İtfaiye Departmanı'ndan 8 Temmuz 2019'da alındı: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Federal kamu sektöründeki yazışma ve arşiv birimleri" Monterrey Teknoloji ve Yüksek Araştırmalar Enstitüsü. 9 Temmuz 2019'da Monterrey Teknoloji ve Yüksek Araştırmalar Enstitüsü'nden alındı: itesm.mx