YÖNETICI SEKRETERI: PROFIL, GEREKLI BECERILER VE IŞLEVLER - DUDAS - 2025

Yönetici sekreteri bir şirket veya kuruluş içinde üst düzey çalışanlara azami desteği sağlamak için hizmet veren bir iş veya meslek. Yöneticilerin programlarını düzenleyecek ve sürdürecek ve çok çeşitli idari görevleri yerine getirmelerine yardımcı olacak kişi olacak.

Amaç, size verilen tüm idari görevlerin zamanında ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlayarak işletmenin genel verimliliğine katkıda bulunmaktır. Sekreter, idari destek sağlayan kişidir. Yazma ve dosyalama, telefonu cevaplama ve mesaj gönderme gibi görevleri yerine getirebilirler.

Kaynak: Pixabay.com

Öte yandan, yönetici sekreteri veya idari asistan da ofisi koordine etmek, ürünleri araştırmak, tedarikçilerle etkileşim kurmak, ürün sipariş etmek ve bir veritabanı oluşturmakla birlikte bu faaliyetlerden bazılarını gerçekleştirir. .

Yönetici sekreterleri genellikle sekreterlerden daha yüksek maaş alırlar çünkü üst düzey işlevleri yerine getirirler ve ofis üretkenliğini hızlandırırlar.

Gerekli profil

- İşletme veya ilgili alanlarda lisans derecesi.

- Yönetici sekreteri veya benzer bir idari rol olarak kanıtlanmış deneyim.

- Microsoft-Office'i kapsamlı bir şekilde ele alma ve arka ofis yazılımları, örneğin ERP sistemleri konusunda yetkin olmalıdır.

- Ofis idaresi ve temel muhasebe prosedürlerinin yanı sıra sektörde kullanılan ilgili teknik kelime haznesi hakkında derinlemesine bilgi.

- Temel araştırma yöntemleri ve raporlama tekniklerine aşinalık.

- Mükemmel organizasyon ve zaman yönetimi becerileri.

- Üstün iletişim ve müzakere becerileri.

- Dürüstlük ve gizlilik.

Yönetici sekreterleri, harika zaman yönetimi becerilerine ve çoklu görev becerisine sahip hızlı profesyoneller olmalıdır. Yöneticiler, çalışmalarındaki titizlik ve yetkinlikleriyle, diğer görevler hakkında endişelenmeden yönetim sorumluluklarına odaklanabilirler.

Birçok yönetici, günlük görevleri koordine etmek ve programa uymak için yönetici sekreterlerine büyük ölçüde güveniyor. Yöneticinin zamanının bekçileri olarak nezaket ve iddialı olmak gerekir.

Gerekli beceriler

Yönetici sekreterleri yazma, dilbilgisi, imla ve noktalama gibi temel becerilerde yetkin olmalı ve ofis ekipmanı ve kelime işlem, elektronik tablolar ve grafikler gibi yaygın yazılım uygulamalarını kullanma deneyimine sahip olmalıdır.

Aynı şekilde, mükemmel zaman yönetimi becerilerine ve çeşitli sorumlulukları etkin bir şekilde yerine getirme becerisine sahip olmaları gerekir.

Öte yandan, bir yönetici sekreterin iyi muhakeme, diplomasi, sağduyu ve sorunları özerk bir şekilde çözme yeteneği gibi başka niteliklere de ihtiyacı vardır.

Halkla etkileşim kurmak, rapor yazmak ve yayınları gözden geçirmek için güçlü iletişim becerilerine ihtiyaçları vardır.

Aktif olarak dinle

Başkalarının söylediklerine tam olarak nasıl dikkat edeceğinizi, yapılan noktaları anlamak için zaman ayırmayı, uygun şekilde sorular sormayı ve uygunsuz zamanlarda araya girmemeyi bilmeniz gerekir.

Okuduğunu anlama

İşle ilgili belgelerdeki yazılı cümlelerin ve paragrafların tam olarak anlaşılması.

Zaman yönetimi

Hem kendi zamanınızı hem de başkalarının zamanını verimli bir şekilde nasıl yöneteceğinizi öğrenin.

Nasıl konuşulacağını bilin

Bilgileri etkili bir şekilde iletmek için diğer insanlarla net bir şekilde konuşun.

yazı

Dinleyicinin ihtiyaçlarına uygun şekilde yazılı olarak etkili iletişim kurun.

Kritik düşünce

Ortaya çıkan sorunlara çözümlerin, sonuçların veya alternatif yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini belirleyebilmek için mantık ve muhakemenin kullanılması.

Proaktif öğrenme

Mevcut ve gelecekteki problem çözme ve karar verme için yeni bilgilerin etkilerini anlayın.

Koordinasyon

Başkalarının eylemleriyle ilgili olarak eylemlerin ayarlanması.

gözden geçirmek

İyileştirme yapmak veya düzeltici önlemler almak için kendisinin, diğer kişi veya kuruluşların performansının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi.

Özellikleri

Bir yönetici sekreter, küçük nakit ve muhasebeden sorumlu olabilir, ancak aynı zamanda bir bütçeyi de yönetebilir. Bir web sitesinde makaleler yayınlayabilirsiniz, ancak web sitesini de tasarlayabilir ve yönetebilirsiniz.

Raporlama işlevleriniz için tasarladığınız ve kullandığınız bir elektronik tabloya veri girebilirsiniz.

Bir yönetici sekreter, idari personeli denetleyebilir. Genellikle doğrudan CEO'ya rapor verir ve bir veya daha fazla üst düzey yöneticiyi destekleyebilir.

Sorumluluklar

Yöneticilerin dikkatine

- Yöneticilerin gündemini koruyun ve atamaların, yönetim kurulu toplantılarının, konferansların vb. Planlanmasına yardımcı olun.

- Toplantı tutanaklarını ve tutanaklarını hazırlamak için toplantılara katılın, ardından bunları derleyin, yazıya dökün ve dağıtın.

- Yöneticiler için tüm seyahat düzenlemelerini yapın: bilet satın alma, otel rezervasyonu, seyahat masraflarının teslimi, ilgili belgelerin yönetimi ve incelenmesi, vb.

- Yöneticiler, komiteler ve yönetim kurullarının görevlendirildiği şekilde, yetkilendirilmiş soruşturmaları yürütün, veri toplayın ve değerlendirme ve sunum için belge veya raporlar hazırlayın.

- Gizli belgeleri koruyun ve güvende kaldıklarından emin olun.

İç ve dış etkileşim

- Telefon çağrılarını alın ve filtreleyerek, uygun olduğunda uygun kişiye yönlendirin.

- Tüm gelen veya giden yazışmaları (e-posta, mektuplar, fakslar, paketler vb.) Yönetmek, önceliklendirmek ve dağıtmak, gelen notları, sunumları ve raporları okumak ve analiz etmek, önemlerini belirlemek ve dağıtımlarını planlamak.

- Rutin sorgulamaları içeren yazışmalara yanıtlar hazırlayın.

- Ofis malzemelerinin kullanımını izleyin ve siparişlerin daha karlı olmasını sağlamak için tedarikçilerle şartları görüşün.

- Yöneticiler, komiteler ve yönetim kurulları adına bireyler, özel ilgi grupları ve diğerleri ile görüşün.

- Ziyaretçileri karşılayın ve belirli kişilere erişim verilip verilmeyeceğini belirleyin.

Yönetimsel destek

- Elektronik ve basılı kayıtları dosyada saklayın, bilgilerin organize edilmesini ve hızlı erişim için kolayca erişilebilir olmasını sağlayın.

- Kelime işlem yazılımları, elektronik tablolar, veri tabanları ve / veya sunumlar kullanarak faturalar, raporlar, mektuplar, mali tablolar ve diğer belgeleri hazırlayın, ayrıca muhasebede ilgili yardımı da sağlayın.

- Yönetim sistemlerinin bakımı ve temel muhasebe görevlerinin yerine getirilmesi gibi genel ofis görevlerini gerçekleştirin.

- Yöneticilere yardımcı olmak için kayıtlar ve bütçeleme gibi ofis hizmetlerini koordine edin ve yönlendirin.

- Hem ofis çalışanları hem de organizasyon için idari politikalar ve prosedürler oluşturun ve denetleyin.

- İş akışı, raporlama prosedürleri veya harcamalar gibi alanlarda iyileştirmeler yapılıp yapılamayacağını belirlemek için işletim uygulamalarını ve prosedürlerini gözden geçirin.

- Diğer idari personeli denetleyin ve eğitin.

Referanslar

1. Uygulanabilir (2018). Yönetici Sekreteri iş tanımı. Kaynak: Resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Sekreter ile Yönetici Sekreter Arasındaki Fark. İş - Chron. Alınan: work.chron.com.
3. Kariyer Planlayıcı (2018). Yönetici Sekreteri ve İdari Asistan. Alındığı kaynak: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Yönetici Sekreter İş Tanımı. Alındığı: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Yönetici Sekreter Sorumlulukları. Alındığı: bestsampleresume.com